Activer un bail
Démarrez la facturation d'un bail en brouillon et envoyez au locataire sa première facture.
Avant de commencer
Activer un bail l'engage et démarre la facturation. Les Propriétaires, Administrateurs et Gestionnaires peuvent le faire.
- Le bail est en brouillon, avec Début le et le loyer mensuel renseignés. Rien d'autre n'est exigé, pas même un document.
- Votre organisation est en service. En mode configuration, rien n'est facturé et la page du bail affiche « La signature et l'activation seront disponibles à la mise en service de votre organisation : rien n'est facturé en mode configuration. »
- L'activation n'attend pas que le locataire paie. L'avance de loyer et la caution figurent sur la première facture, que le locataire règle ensuite.
Si le locataire signe en ligne, vous n'activez pas à la main : le bail s'active tout seul quand les deux parties ont signé (voir Envoyer un bail à signer). Suivez ce guide pour un bail signé sur papier, ou un bail que vous voulez démarrer sans signature.
1. Vérifiez les détails du bail
L'activation verrouille le loyer, les dates et le document : vérifiez-les d'abord. Ouvrez le bail depuis la page du locataire avec Gérer et regardez la carte Détails du bail : Loyer mensuel, Avance de loyer (mois), Caution (remboursable) et les dates. Si la date de début est passée, le loyer et les autres charges récurrentes des périodes déjà commencées sont facturés aussi.
2. Activez
Dans la carte Signature, sélectionnez Activer le bail. OneView demande « Activer ce bail maintenant ? Cela démarre la facturation et ne peut être annulé qu'en résiliant. » Confirmez, et vous voyez « Bail activé, le locataire a été notifié. » Le statut devient Actif.
Activer plusieurs baux à la fois
Après un import, ou quand vous avez préparé beaucoup de brouillons, les Propriétaires et Administrateurs peuvent les activer ensemble. Sur la page des locataires, le bandeau sur les baux prêts à activer a un bouton Vérifier et activer. La page liste chaque brouillon avec la première facture qu'il émettra. Décochez les baux que vous voulez laisser en brouillon, puis sélectionnez Activer les baux sélectionnés. Rien n'est enregistré avant votre confirmation.
Et ensuite
L'activation émet une première facture au locataire. Elle regroupe tout ce qui est dû à ce stade :
- l'avance de loyer : le loyer mensuel multiplié par le nombre de mois d'avance, due à la date de début ;
- la caution remboursable, s'il y en a une ;
- le loyer, et toute autre charge récurrente prévue sur le brouillon, pour chaque période déjà commencée, quand la date de début est passée. Sur un bail importé, le loyer est facturé à partir de la période qui suit le mois paid_through indiqué, moins ce qui a déjà été versé sur cette période.
Les factures de loyer courant démarrent après les mois d'avance. Si rien n'est dû pour l'instant, par exemple une date de début future sans avance de loyer, aucune facture n'est émise et la facturation commence avec la première période. Le locataire est notifié et voit le bail et la facture dans son portail. Vous enregistrez ou approuvez les paiements comme d'habitude, voir Enregistrer un paiement.
Un locataire qui n'a jamais ouvert son compte, par exemple ajouté par un import, reçoit une invitation quand vous activez des baux en masse. Pour un seul bail, ouvrez la page du locataire et sélectionnez Envoyer le lien d'accès si vous le voyez. Les Propriétaires et Administrateurs peuvent l'envoyer.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton pour activer
Il n'apparaît que sur un bail en brouillon, pour un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire, une fois la date de début et le loyer renseignés et l'organisation en service. Si une demande de signature est déjà partie, le bail est En attente de signature et n'a pas de bouton d'activation. Enregistrez plutôt les signatures, voir Téléverser un bail signé, ou retirez la demande.
Rien ne s'est passé quand j'ai confirmé
Le bail doit toujours être en brouillon, avec une date de début et un loyer. Si quelqu'un l'a activé un instant plus tôt, rechargez la page. Un Gardien ne peut pas activer de bail.
J'ai activé trop tôt ou avec un mauvais montant
Un bail actif est verrouillé (Champs verrouillés, bail actif). Le seul retour en arrière est de le résilier, voir Mettre fin à un bail. Vérifiez les détails avant de confirmer.
Un ancien bail affiche « En attente du dépôt initial »
Les baux créés avant que l'activation cesse de dépendre du paiement peuvent porter ce statut. Ils deviennent actifs une fois leur facture d'avance de loyer payée. Les nouveaux baux ne l'utilisent jamais.
Le locataire ne voit pas son bail
Les locataires ne voient leurs baux que lorsque votre organisation est en service. Vérifiez aussi que le locataire a ouvert le compte sous lequel vous le connaissez, avec le même e-mail ou numéro WhatsApp.