Charges récurrentes
Facturez l'eau, le gardiennage ou toute autre charge à intervalle régulier, et voyez quand chacune est facturée.
Avant de commencer
Une charge récurrente est tout ce que vous facturez à intervalle régulier en plus du loyer : l'eau chaque mois, le gardiennage chaque trimestre, des frais de service annuels. Le loyer est lui-même une charge récurrente. OneView la crée à partir des conditions du bail quand celui-ci devient actif : vous ne l'ajoutez donc jamais ici.
- Toute votre équipe peut voir la page de facturation d'un bail. Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter, modifier ou supprimer une charge récurrente.
- Il faut d'abord un type de charge (eau, gardiennage, etc.). Voir Types de charges.
- Les charges récurrentes ne sont facturées que tant que le bail est actif. Sur un bail résilié, la page de facturation est en lecture seule.
- Les montants sont en francs entiers (FCFA), supérieurs à zéro. Pas de centimes.
1. Ouvrez la page de facturation du bail
Dans le menu, sélectionnez Locataires et ouvrez le locataire. Sur son bail actif, sélectionnez Facturation. Vous pouvez aussi ouvrir le bail avec Gérer et sélectionner Gérer la facturation.
La page liste les Charges récurrentes du bail, ses Charges en attente et ses factures. Le loyer apparaît sous Loyer de base avec un cadenas, car il est défini dans le bail.
2. Ajoutez la charge récurrente
Dans la section Charges récurrentes, sélectionnez Ajouter récurrente. Un formulaire s'ouvre :
- Type de charge : choisissez le type. Ce choix remplit le montant avec celui par défaut du type, s'il en a un.
- Montant (Fcfa) : ce que vous facturez à chaque cycle, par exemple 5 000.
- Fréquence : Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle, ou tous les 4 mois.
- Date de début : le premier jour de la première période. Sur un bail pas encore actif, elle reprend la date de début du bail (sur un bail importé, la date où le loyer reprend), et à l'activation chaque période depuis cette date est facturée, comme le loyer. Sur un bail actif, elle vaut d'abord aujourd'hui et ne peut pas être passée.
- Date de fin : facultative. « Laisser vide pour une facturation indéterminée. » Une période qui commencerait à la date de fin n'est pas facturée.
- Active : décochez pour suspendre la facturation sans supprimer la charge.
Sélectionnez Enregistrer la charge récurrente. Le message « Charge récurrente ajoutée. » s'affiche.
3. Sachez quand elle est facturée
Chaque période court de sa date de début à la suivante. La charge est due le premier jour de la période : le locataire paie avant que la période commence. OneView ne fait pas de prorata : une charge mensuelle qui commence le 15 couvre du 15 au 15.
Une tâche s'exécute chaque nuit à 2 h (heure du Cameroun). Elle crée la charge de toute période qui commence dans les 10 jours et la place sur une facture. Une charge pour une période qui commence le 1er avril est donc facturée vers le 22 mars. Si le loyer et votre charge d'eau tombent dans cette fenêtre, ils figurent sur la même facture.
La tuile Prochaine facture affiche la date d'échéance de la prochaine charge. La facture elle-même est créée jusqu'à 10 jours plus tôt.
4. Modifiez-la ou supprimez-la
Sur la ligne de la charge, utilisez Modifier la charge ou Supprimer la charge.
- Vous pouvez changer le montant, la date de fin et la case Active à tout moment. Un nouveau montant s'applique aux périodes pas encore facturées. Les charges déjà créées gardent leur ancien montant.
- Une fois la première période facturée, la date de début et la fréquence sont verrouillées. Pour les changer, mettez une date de fin à cette charge et ajoutez-en une nouvelle.
- Supprimer une charge arrête la facturation à venir. Les charges déjà créées restent et sont toujours facturées.
Et ensuite
Chaque nuit, les nouvelles périodes sont enregistrées, regroupées sur une facture du bail, et le locataire est prévenu. D'ici là, une charge qui existe mais n'est pas encore sur une facture apparaît sous Charges en attente. Une fois facturée, vous la retrouvez sur la facture. Voir Fonctionnement des factures.
Problèmes fréquents
Je ne peux pas choisir une date de début passée
Sur un bail actif, une nouvelle charge récurrente commence aujourd'hui ou plus tard. OneView n'y facture pas les périodes passées : une date plus ancienne ne produirait qu'une vieille facture, en retard dès son apparition. Pour une somme que le locataire doit déjà, ajoutez une charge ponctuelle et indiquez les dates qu'elle couvre.
Va-t-elle facturer les mois que j'ai manqués ?
Non. Sur un bail actif, OneView ne facture que les périodes qui commencent aujourd'hui ou plus tard. Si vous avez oublié de lancer une charge il y a des mois, ajoutez une charge ponctuelle pour ce qui est dû.
J'ai ajouté une charge et il n'y a pas de facture
La facture n'est créée que lorsque la période commence dans les 10 jours (ou a déjà commencé), et seulement sur un bail actif. Une charge qui commence le mois prochain attend jusque-là. La tâche de nuit s'exécute à 2 h : une charge qui commence aujourd'hui apparaît le lendemain matin.
Je ne peux pas changer la date de début ni la fréquence
Elles sont verrouillées dès qu'une période a été facturée, pour que les factures précédentes restent cohérentes. Mettez une date de fin et ajoutez une nouvelle charge récurrente.
Puis-je changer le loyer ici ?
Non. Le loyer est en lecture seule sur cette page, car il vient des conditions du bail.