Votre tableau de bord

Avant de commencer

Le tableau de bord résume sur une page l'organisation dans laquelle vous travaillez : l'argent dû, le remplissage de vos immeubles, les demandes d'entretien ouvertes et les baux qui demandent une décision. Tous les membres de l'équipe le voient, quel que soit leur rôle. Les locataires ont leur propre page, plus simple.

• Les chiffres sont calculés à l'ouverture de la page : ils bougent dès qu'un paiement ou un bail change.
• Rien ne se modifie sur cette page. Chaque carte donne accès à une liste que vous pouvez ouvrir.
• Une organisation encore en cours de configuration affiche aussi une liste de configuration en haut de page (étape 5).

1. Ouvrez le tableau de bord

Dans le menu, sélectionnez Tableau de bord. La page comporte trois bandes, de haut en bas : la facturation, le portefeuille et l'occupation, puis les baux et l'entretien.

2. Lisez les cartes de facturation

La première bande s'intitule « Facturation · Ce mois ». Elle contient trois cartes :

• Solde dû : tout ce qui reste impayé sur l'ensemble des baux, pas seulement les frais de ce mois. Sélectionnez la carte, ou Voir les factures impayées, pour ouvrir ces factures.
• Taux de recouvrement : parmi les frais qui arrivent à échéance ce mois-ci, la part déjà payée et approuvée. À partir de 80 %, un badge Sain apparaît.
• Charges en retard : le nombre de frais dont l'échéance est passée et qui restent impayés. Dès qu'il y en a un, la carte devient rouge et affiche En retard. Sélectionnez Voir les factures en retard pour les voir.

3. Lisez les cartes du portefeuille

• Biens : le nombre de biens. La ligne sous le chiffre indique combien n'ont aucun locataire actif, ou « Tous actuellement loués » quand tous sont loués.
• Locataires actifs : le nombre de baux actifs dont la date de fin n'est pas dépassée. Dessous, vous voyez le montant encaissé ce mois-ci à côté du loyer attendu de ces baux.
• Occupation des unités : une barre et un pourcentage qui répartissent vos unités occupées, vacantes et en rénovation. Chaque unité compte une fois, selon le statut défini sur l'unité.

Sélectionnez Biens ou Locataires actifs pour ouvrir la liste complète.

4. Lisez les cartes d'entretien et de baux

• Demandes ouvertes : les cinq demandes d'entretien ouvertes les plus urgentes, de la plus grave à la moins grave. Sélectionnez-en une pour l'ouvrir, ou Voir tout pour la liste complète. Quand rien n'est ouvert, vous voyez « Aucune demande ouverte »
• Pipeline des baux compte les baux qui demandent votre attention :
  • Brouillons prêts à émettre : les baux brouillons qui ont déjà une date de début et un loyer.
  • Expirent dans 30 jours : les baux actifs qui se terminent dans les 30 prochains jours.
  • Date de fin dépassée : les baux encore actifs alors que leur date de fin est passée. Cette ligne est toujours en rouge ; occupez-vous-en en premier.

Pour un Propriétaire ou un Administrateur d'une organisation en service, la ligne des brouillons est un lien vers la revue où vous activez ces baux d'un coup. Pour les autres, c'est un simple compteur.

5. Suivez la liste de configuration

Tant que votre organisation est en cours de configuration (une pastille « Config » apparaît à côté de son nom dans le menu), une carte intitulée « Configurez votre espace » se place au-dessus de la bande de facturation. Chaque étape se coche toute seule dès que les données existent :

1. Ajoutez vos biens
2. Ajoutez les unités de chaque bien
3. Ajoutez les locataires et leurs baux
4. Activez un moyen de paiement

Sélectionnez une étape pour aller à la page où vous la réalisez. Les Propriétaires et Administrateurs ont aussi deux boutons : Importer depuis un tableur pour importer votre portefeuille depuis un tableur, et Revue de mise en service pour tout vérifier et passer en service. Quand les quatre étapes sont cochées, Revue de mise en service devient le bouton principal.

Et ensuite

Servez-vous des cartes comme de raccourcis. Un compteur de retards mène aux factures à relancer, un compteur de brouillons mène aux baux à émettre, et une demande de la liste s'ouvre directement sur son détail. Une fois votre organisation en service, la liste de configuration disparaît et le tableau de bord ne garde que les cartes.

Problèmes courants

Je ne vois pas la liste de configuration

Elle n'apparaît que pendant la configuration de l'organisation. Une fois l'organisation en service, elle disparaît.

« Brouillons prêts à émettre » n'ouvre rien

La ligne n'est un lien que pour un Propriétaire ou un Administrateur, et seulement quand l'organisation est en service. Avant la mise en service, les baux brouillons attendent la revue de mise en service. Un Gestionnaire ou un Gardien voit le nombre mais ne peut pas activer de bail.

Un bien indique n'avoir aucun locataire actif, mais j'ai un bail pour ce bien

Seul un bail actif compte, et seulement jusqu'à sa date de fin. Un bail encore brouillon, en attente de signature ou dont la date de fin est dépassée ne rend pas le bien loué. La même règle fixe le nombre de Locataires actifs.

Le montant encaissé diffère de celui des Statistiques

Le tableau de bord compte les paiements enregistrés ce mois-ci, y compris ceux qui attendent encore une approbation. Les Statistiques ne comptent que les paiements approuvés, regroupés par mois d'échéance de chaque frais. Un paiement tardif du loyer du mois dernier figure donc dans le chiffre du mois en cours sur le tableau de bord, mais dans la barre du mois dernier dans les Statistiques. Voir Statistiques.

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