Statistiques
Lisez les graphiques, choisissez une période et comparez ce que vous avez facturé à ce que vous avez encaissé.
Avant de commencer
Les Statistiques montrent la performance de votre organisation dans le temps : ce que vous avez facturé face à ce que vous avez encaissé, le remplissage de vos unités, l'état de vos baux et les biens qui rapportent le plus. Servez-vous-en pour le point mensuel. Pour aujourd'hui, utilisez le tableau de bord.
- Seul un Propriétaire ou un Administrateur peut les ouvrir. Les Gestionnaires et Gardiens n'ont pas le lien, car la page additionne l'argent de toute l'organisation.
- Les graphiques se remplissent au fil des factures émises et des paiements approuvés. Une nouvelle organisation affiche des graphiques vides.
1. Ouvrez les Statistiques
Dans le menu, sélectionnez Statistiques. La page s'ouvre sur les 12 derniers mois, mois en cours compris.
2. Choisissez la période
Au-dessus des graphiques, deux façons de régler la période :
- Sélectionnez 3 mois, 6 mois ou 12 mois. Chacune se termine par le mois en cours.
- Choisissez vos propres dates dans Du et Au. La page se met à jour dès que vous changez une date.
La période court toujours en mois entiers : une date de début au milieu de mars compte à partir du 1er mars. Elle ne peut pas dépasser le mois en cours et couvre cinq ans au maximum. L'adresse de la page garde votre choix : vous pouvez l'envoyer à un collègue qui y a accès.
3. Lisez le facturé et l'encaissé
Deux cartes résument la période :
- Facturé : « Frais dus sur la période sélectionnée ». Les frais annulés sont exclus.
- Encaissé : « Paiements confirmés affectés à ces frais ». Un paiement qui attend encore son approbation n'est pas encore compté.
L'écart entre les deux, c'est ce que vous n'avez pas encore encaissé. Les deux sont regroupés par mois d'échéance du frais, pas par mois de paiement du locataire.
4. Lisez les graphiques
- Facturé vs encaissé par mois : deux barres par mois, Facturé et Encaissé. Un mois où la seconde barre est bien plus courte est un mois à relancer.
- Taux d'occupation : la part de vos unités sous bail chaque mois, de 0 à 100 %. Une unité compte comme occupée dès la date de début du bail, même avant l'activation du bail, jusqu'à la fin ou la résiliation du bail. Chaque mois est mesuré sur les unités que vous aviez à l'époque : ajouter des unités aujourd'hui ne change pas les mois passés.
- Pipeline des baux : un anneau qui montre combien de baux sont dans chaque statut, par exemple Brouillon, En attente de signature, Actif ou Résilié. Celui-ci est une photo d'aujourd'hui et ne suit pas la période.
- Revenus par bien : vos dix meilleurs biens selon le montant encaissé sur les frais échus dans la période.
Quand un graphique n'a rien à montrer, il affiche « Rien à afficher pour cette période. »
Et ensuite
Les Statistiques ne font que lire vos données ; rien de ce que vous faites ici ne les modifie. Si un mois paraît faible, ouvrez les factures depuis le menu et relancez les impayées. Si l'occupation baisse, regardez les unités vacantes de vos biens.
Problèmes courants
Je ne vois pas les Statistiques dans le menu
Seuls les Propriétaires et Administrateurs y ont accès. Si vous êtes Gestionnaire ou Gardien, demandez les chiffres à un Propriétaire ou un Administrateur. Vous gardez le tableau de bord, qui montre la situation du mois.
Les graphiques sont vides
La période ne contient peut-être encore aucun frais. Élargissez-la avec 12 mois. Une toute nouvelle organisation n'a rien à montrer tant qu'il n'y a pas de factures et de paiements approuvés.
Un paiement que j'ai enregistré n'est pas dans l'Encaissé
Seuls les paiements approuvés comptent. Approuvez-le d'abord, puis revérifiez. Un paiement se range aussi dans le mois d'échéance de son frais : un loyer de février payé en retard apparaît donc sous février.
Quelle différence entre facturé et encaissé ?
Le facturé, c'est ce que vous avez réclamé pour la période. L'encaissé, c'est la part que les locataires ont payée et que vous avez approuvée.