Types de charges

Avant de commencer

Un type de charge est une étiquette pour une somme qu'un locataire peut vous devoir : eau, gardiennage, ramassage des ordures, frais de retard. Vous en choisissez un chaque fois que vous ajoutez une charge récurrente ou une charge ponctuelle à un bail. Le montant n'est pas porté par le type. Vous le fixez bail par bail : un tarif unique comme un tarif qui varie d'un logement à l'autre fonctionnent donc.

• Toute votre équipe peut voir la liste. Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter, modifier, archiver ou supprimer un type.
• Les montants dans OneView sont en francs entiers (FCFA). Il n'y a pas de centimes.
• Inutile de créer un type pour le loyer. Il vient des conditions du bail.

1. Ouvrez la liste

Dans le menu, sélectionnez Organisation, puis l'onglet Types de charges. Vous voyez chaque type avec sa catégorie et son montant par défaut.

Trois types peuvent déjà s'y trouver, marqués Système : Loyer, Avance de loyer et Caution. OneView les crée la première fois qu'un bail en a besoin et les remplit à partir des conditions du bail. Vous ne pouvez ni les modifier ni les supprimer.

2. Ajoutez un type de charge

Sélectionnez Ajouter un type de charge. Un formulaire s'ouvre :

• Nom : par exemple Eau, Gardiennage ou Ordures. Deux types ne peuvent pas porter le même nom dans une même organisation.
• Catégorie : Charge, Frais ou Autre. Elle sert à regrouper vos types. Le nom est ce que voient les locataires.
• Montant par défaut (Fcfa) : facultatif. Quand vous choisirez ce type sur un bail, le champ du montant se remplira avec ce chiffre. Vous pouvez toujours le modifier.

Sélectionnez Enregistrer le type de charge. Le message « Type de charge créé. » s'affiche et le nouveau type rejoint la liste.

3. Modifiez, archivez ou supprimez un type

Ouvrez le menu à la fin de la ligne.

• Modifier change le nom, la catégorie ou le montant par défaut. Le formulaire de modification contient aussi la case Archivé (masqué des listes). Les charges déjà enregistrées gardent la description avec laquelle elles ont été créées.
• Archiver masque le type des listes où vous choisissez. La ligne affiche Archivé. Restaurer le rend de nouveau disponible. Vous ne pouvez pas archiver un type tant qu'un bail le facture encore par une charge récurrente active. Arrêtez ou désactivez d'abord ces charges récurrentes.
• Supprimer supprime le type après confirmation. Cela ne marche que pour un type qu'aucune charge n'a jamais utilisé.

Et ensuite

Le type apparaît désormais dans la liste Type de charge quand vous ajoutez une charge récurrente ou ponctuelle à un bail. Les types archivés n'y figurent pas.

Problèmes fréquents

Je ne peux pas supprimer un type de charge

Si le type a déjà servi sur une charge, le message « Impossible de supprimer un type de charge déjà utilisé. » s'affiche et rien n'est supprimé. Archivez-le plutôt. Il disparaît des listes de choix et votre historique reste intact.

Le type est absent quand j'ajoute une charge

Deux raisons possibles. Le type est archivé : restaurez-le. Ou c'est un type système (loyer, avance de loyer, caution), que vous ne pouvez pas enregistrer à la main. Vérifiez aussi que vous êtes dans la bonne organisation.

Je ne vois pas le bouton pour ajouter un type de charge

Seuls les Propriétaires et les Administrateurs l'ont. Les Gestionnaires et les Gardiens peuvent lire la liste, pas la modifier.

Je ne peux pas modifier Loyer, Avance de loyer ou Caution

C'est voulu. Leurs montants viennent de chaque bail (loyer mensuel, nombre de mois d'avance, montant de la caution) : il n'y a rien à régler sur le type. Modifiez plutôt les conditions du bail.

Le montant par défaut facture-t-il quelqu'un automatiquement ?

Non. Il pré-remplit seulement le champ du montant quand vous ajoutez une charge. Rien n'est facturé tant que vous n'avez pas ajouté une charge à un bail.

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