Ajouter des unités à un bien
Ajoutez les appartements, studios, boutiques ou chambres que vous louez, avec leurs caractéristiques, puis modifiez, dupliquez ou supprimez-les.
Avant de commencer
Une unité est ce que vous louez : un appartement, un studio, une boutique ou une chambre. Chaque bail est rattaché à une unité, donc un bien doit avoir des unités avant que vous puissiez créer des baux.
Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter et supprimer des unités. Les Propriétaires, les Administrateurs et les Gardiens peuvent les modifier et les dupliquer. Les Gestionnaires voient les unités mais ne peuvent pas les changer.
Préparez le nom de l'unité, comme « Studio 3 » ou « Boutique A ». Le reste est facultatif.
1. Ouvrez le bien
Dans le menu, sélectionnez Biens, puis le nom du bien. La page montre les unités du bien et un résumé du nombre d'unités Occupées ou Vacantes.
2. Renseignez l'unité
Sélectionnez Ajouter une unité. Un formulaire s'ouvre avec ces champs :
- Nom de l'unité (obligatoire) : au moins 2 caractères, et différent des autres unités du même bien. Deux biens peuvent chacun avoir un « Apt 2 ».
- Statut : laissez Libre pour une unité que vous allez louer. Voir Statut des unités.
- Description : l'étage, la taille, tout ce qui aide un collègue à reconnaître l'unité.
3. Ajoutez des caractéristiques (facultatif)
Sous Caractéristiques du bien (Optionnel), sélectionnez Ajouter une caractéristique et saisissez une caractéristique avec sa quantité, par exemple « Climatiseur » avec 2. Recommencez pour chacune. Le bouton corbeille en bout de ligne la retire. Les caractéristiques apparaissent en petites étiquettes sur la ligne de l'unité.
4. Enregistrez l'unité
Sélectionnez Créer l'unité. Le formulaire se ferme, l'unité rejoint la liste et le message « Unité créée avec succès ! » s'affiche.
Modifier, dupliquer ou supprimer une unité
Chaque ligne d'unité a un menu d'actions à son extrémité. Il propose :
- Modifier : changez le nom, le statut, la description ou les caractéristiques, puis sélectionnez Mettre à jour l'unité.
- Dupliquer : crée une copie avec la même description, le même statut et les mêmes caractéristiques. La copie porte le nom de l'original, par exemple « Clone 1 - Studio 3 ». Renommez-la ensuite. C'est le moyen le plus rapide d'ajouter dix chambres identiques.
- Supprimer : supprime l'unité après confirmation.
Et ensuite
Une fois l'unité créée, vous pouvez y créer un bail. Les unités libres sont celles proposées quand vous choisissez une unité pour un nouveau bail. Le statut de l'unité suit ensuite le bail, comme l'explique Statut des unités.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton pour ajouter une unité
Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter des unités. Un Gestionnaire ou un Gardien voit la liste sans le bouton Ajouter une unité. Demandez à un Propriétaire ou à un Administrateur, ou demandez à un Propriétaire de changer votre rôle.
L'unité ne s'enregistre pas
Vérifiez le nom. Il faut au moins 2 caractères, et aucune autre unité du même bien ne peut le porter. Les noms ne sont comparés qu'à l'intérieur d'un même bien.
L'unité ne se supprime pas
Le message « Échec de la suppression de l'unité ! » s'affiche quand l'unité a un bail enregistré, même terminé, car l'historique des loyers lui reste rattaché. Si l'unité n'est simplement plus disponible, passez son statut à Rénovation plutôt que de la supprimer.
Je ne peux pas modifier une unité
La modification est réservée aux Propriétaires, aux Administrateurs et aux Gardiens. Un Gestionnaire peut seulement consulter les unités.
J'ai beaucoup d'unités à ajouter
Utilisez Dupliquer pour des unités identiques, ou chargez-les toutes d'un coup depuis un tableur : voir Importer biens, unités et locataires depuis un tableur.