Brouillon et mise en service
Ce que vous pouvez faire tant que votre organisation est en brouillon, et ce qui change le jour de la mise en service.
Avant de commencer
Toute nouvelle organisation démarre en brouillon. Voyez le brouillon comme une salle de répétition : vous pouvez tout préparer, et rien n'atteint vos locataires ni votre comptabilité avant la mise en service. La mise en service se fait en une seule étape, réservée aux Propriétaires et aux Administrateurs.
Comment savoir où vous en êtes
En brouillon, une pastille Config apparaît à côté du nom de l'organisation dans le menu, et un bandeau « Mode configuration : » s'affiche sur chaque écran. Votre tableau de bord montre aussi la carte « Configurez votre espace ». Les trois disparaissent à la mise en service.
Ce que vous pouvez faire en brouillon
- Ajouter des biens et leurs unités.
- Ajouter des locataires et leurs baux. Les baux restent en brouillon.
- Charger tout votre portefeuille depuis un tableur avec Importer des données.
- Configurer vos moyens de paiement.
- Inviter le personnel et choisir les rôles.
La carte de configuration de votre tableau de bord reprend ces étapes dans l'ordre.
Ce qui attend la mise en service
- Aucun bail ne peut être activé, et aucun ne peut être envoyé en signature électronique.
- Aucune facture n'est émise : rien n'est facturé.
- Aucun locataire n'est contacté. Il ne reçoit ni invitation ni message.
- Les locataires ne voient pas encore votre organisation dans leur vue.
Ce qui change à la mise en service
Chaque bail en brouillon qui a un locataire, un loyer et une date de début est activé, et sa première facture est émise au locataire. Les locataires qui n'ont jamais été invités reçoivent une invitation à leur portail, par e-mail ou WhatsApp. Les baux auxquels il manque des informations restent en brouillon, et vous pourrez les activer plus tard une fois complétés.
Ensuite, les nouveaux baux peuvent être activés et envoyés en signature dès qu'ils sont prêts.
La mise en service est définitive. Une organisation ne repasse jamais en brouillon.
Et ensuite
La mise en service nécessite une adhésion réglée. Obtenir un devis d'adhésion et mettre en service montre comment demander votre devis et où se trouve le bouton.
Problèmes fréquents
Mes locataires seront-ils prévenus si j'ajoute leur bail maintenant ?
Non. En brouillon, rien n'est envoyé. Le premier message qu'un locataire reçoit arrive à la mise en service, ou quand vous activez son bail ensuite.
Puis-je revenir au brouillon après la mise en service ?
Non. La mise en service est définitive. Vérifiez d'abord votre configuration avec la revue de mise en service, qui liste ce qui est prêt et ce qui manque avant que vous vous engagiez.
Mon organisation est en service mais un bail est encore en brouillon
Un bail a son propre statut, distinct de celui de l'organisation. Il reste en brouillon tant qu'il n'a pas de locataire, de loyer et de date de début, et tant que personne ne l'active. Complétez le bail, puis activez-le depuis sa page.
Puis-je supprimer une organisation en brouillon ?
Oui, tant qu'aucun bail n'a dépassé le stade de brouillon. Le compte qui a créé l'organisation peut le faire depuis l'onglet Détails de sa page, avec Supprimer l'organisation.