Pour les gestionnaires

Importer biens, unités et locataires depuis un tableur

Chargez tout votre portefeuille depuis deux tableurs : remplissez les modèles, vérifiez le récapitulatif, puis importez.

Avant de commencer

Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent importer. Vous pouvez importer pendant que votre organisation est encore en mode préparation, puis plus tard une fois qu'elle est en service.

Un import utilise deux tableurs, et vous pouvez envoyer l'un des deux ou les deux :

Le Fichier biens liste vos immeubles et chacune de leurs unités, louées ou libres, une ligne par unité. Sautez-le si vos immeubles sont déjà dans OneView.
Le Fichier locataires liste qui habite quelle unité et ce qu'il paie, une ligne par unité louée.

Les deux fichiers écrivent les noms de biens et d'unités de la même façon. C'est ainsi qu'un locataire est relié à son unité. Un fichier locataires seul peut utiliser des unités ajoutées plus tôt, et quand vous envoyez les deux, les biens sont importés en premier.

L'import ne copie ni anciennes factures ni reçus. Pour chaque locataire, vous indiquez où il en est aujourd'hui : le dernier mois dont le loyer est payé, et ce qu'il doit d'autre.

1. Ouvrez la page d'import

Dans le menu, sélectionnez Importer des données. Tant que votre organisation est en mode préparation, le bandeau en haut de page contient aussi un lien Importer vos données.

2. Téléchargez les modèles

Sous Vos fichiers, chaque fichier a deux boutons de téléchargement : Template (English) et Modèle (français). Ils s'ouvrent dans Excel ou n'importe quel tableur. Enregistrez votre travail en .xlsx ou .csv. Remplacez les lignes d'exemple par les vôtres : celles que vous laissez sont importées comme de vraies données.

3. Remplissez le fichier biens

Écrivez une ligne par unité. Les colonnes sont :

property_group (ou groupe, facultatif) : le groupe de l'immeuble. Un immeuble ne peut être que dans un groupe, utilisez donc le même sur toutes ses lignes.
property (ou bien, obligatoire) : le nom de l'immeuble, répété sur chacune de ses lignes d'unités.
property_location (ou quartier, facultatif) : le quartier et la ville.
unit (ou unite, obligatoire) : le nom de l'unité. Il doit être différent pour chaque unité d'un même immeuble.

Les unités arrivent avec le statut Libre.

4. Remplissez le fichier locataires

Écrivez une ligne par unité louée. Les colonnes sont :

property et unit (obligatoires) : exactement comme dans le fichier biens, ou comme l'unité existe déjà dans OneView.
tenant_name (obligatoire), et au moins un de tenant_whatsapp ou tenant_email.
monthly_rent et rent_starts (obligatoires) : le loyer, et la date de début du bail. Pour un vieux bail, mettez la date du dernier renouvellement.
rent_period_months (facultatif) : le nombre de mois entre deux paiements. Laissez vide pour un loyer mensuel.
caution (facultatif) : la caution remboursable que vous détenez. Elle est enregistrée pour la fin du bail et n'est jamais facturée.
paid_through (obligatoire) : le dernier mois dont le loyer est entièrement payé, en mois/année, par exemple 10/2026. Le loyer garde le cycle du bail : le même jour du mois que rent_starts, à chaque période. Pour un bail trimestriel, paid_through est donc le dernier mois du dernier trimestre payé, par exemple 03/2026 quand janvier à mars est payé. Si le locataire n'a rien payé depuis le début du bail, mettez le mois qui précède rent_starts. La facturation reprend à la période suivante, et une période déjà commencée est facturée à la mise en service. Avant l'import, le récapitulatif affiche la dernière période payée lue sur chaque ligne, pour que vous puissiez la vérifier.
rent_partly_paid (facultatif) : ce que le locataire a déjà versé sur cette période suivante, s'il en a payé une partie. Seul le reste est facturé.
amount_due (facultatif) : tout autre montant dû aujourd'hui, comme l'eau ou une réparation. Pas le loyer : le loyer impayé découle de paid_through. amount_due et un court due_reason vont ensemble, et apparaissent sur la première facture sur une seule ligne.

Les dates s'écrivent jour/mois/année, par exemple 25/09/2025, et paid_through en mois/année. Les montants sont en francs entiers, sans symbole monétaire. Un numéro camerounais s'écrit tel quel, et un numéro d'un autre pays commence par son indicatif. Ouvrez Référence des colonnes sur la page d'import pour voir chaque colonne avec un exemple.

5. Envoyez et vérifiez vos fichiers

Pour chaque fichier, sélectionnez Choisir un fichier et choisissez-le, puis sélectionnez Vérifier mes fichiers. Rien n'est importé à cette étape. OneView lit les fichiers et soit liste les problèmes, soit affiche un récapitulatif. S'il liste des problèmes, voir Corriger les erreurs d'import.

6. Relisez le récapitulatif

La page Vérifiez avant d'importer montre ce qui sera créé : Groupes, Biens, Unités et Locataires et baux. Si quelque chose paraît étrange, l'encadré À vérifier indique quelle ligne et pourquoi. Les avertissements ne bloquent pas l'import.

Sous Locataires et facturation, vérifiez pour chaque locataire le loyer, Prochain loyer dû et Autres dûs. C'est le moment de repérer une mauvaise date avant que quoi que ce soit soit enregistré.

Pour changer les fichiers, sélectionnez Choisir d'autres fichiers. Sinon sélectionnez Importer maintenant. Le récapitulatif reste valable quelques heures, ensuite vous choisissez à nouveau vos fichiers.

7. Attendez la fin de l'import

Une page de progression s'ouvre et se met à jour toute seule. À la fin, vous voyez « Import terminé » avec le nombre de groupes, biens, unités, locataires et baux créés. Les lignes qui existent déjà sont ignorées et listées : envoyer deux fois les mêmes fichiers ne crée donc pas de doublons.

Mode préparation et organisation en service

En mode préparation (le bandeau indique Mode configuration :), rien n'est facturé et aucun locataire n'est contacté. Les baux importés restent en brouillon. Après l'import, sélectionnez Revue de mise en service pour voir chaque première facture avant la mise en service. Vous avez importé le mauvais fichier ? Voir J'ai importé les mauvaises données.

Dans une organisation en service, les baux importés sont aussi créés en brouillon, et chacun facture le loyer à partir de la période qui suit son mois paid_through une fois que vous l'activez. L'import demande une confirmation de plus (Oui, importer maintenant), parce que les données importées ne peuvent plus être supprimées en bloc ensuite. Après l'import, sélectionnez Vérifier et activer les baux pour activer les baux.

Et ensuite

Les locataires importés sont créés sans mot de passe et ne reçoivent aucun message. Invitez-les depuis Locataires dans le menu quand vous voulez qu'ils accèdent au portail locataire. Une unité avec un bail importé est marquée occupée, et affiche Réservée jusqu'à l'activation du bail.

Problèmes fréquents

Seuls les Propriétaires et les Administrateurs l'ont. Demandez à l'un d'eux d'importer, ou demandez à un Propriétaire de changer votre rôle.

Mon fichier a été refusé

Les fichiers acceptés sont CSV et Excel (.xlsx). Si vous voyez « Choisissez d'abord au moins un fichier. », vous avez validé sans choisir de fichier. Un fichier trop lourd affiche « Ce fichier dépasse 2 Mo. Un tableur de portefeuille devrait être bien plus petit. » Pour tout le reste, voir Corriger les erreurs d'import.

Le récapitulatif dit que l'envoi a expiré

Le message « Cet envoi a expiré. Veuillez choisir à nouveau les fichiers. » s'affiche quand vous attendez trop longtemps sur le récapitulatif. Choisissez à nouveau les fichiers.

L'import a échoué ou semble bloqué

La page indique « L'import a échoué » ou vous demande de recharger. Sélectionnez Réessayer et envoyez les mêmes fichiers. Les lignes déjà enregistrées sont ignorées, donc rien n'est dupliqué.

J'ai importé les mauvaises données

En mode préparation, sélectionnez Supprimer les données importées sur la page d'import. Tout ce que les imports ont créé (groupes, biens, unités, locataires et baux en brouillon) est supprimé, et ce que vous avez ajouté à la main est gardé : vous pouvez alors importer des fichiers corrigés. Ce bouton n'existe qu'en mode préparation : une fois l'organisation en service, il faut supprimer les enregistrements importés un par un.

Importer deux fois crée-t-il des doublons ?

Non. Les biens, unités et groupes sont reconnus par leur nom, sans tenir compte des majuscules, et une unité qui a déjà un bail est ignorée.