Gérer les demandes d'entretien

Avant de commencer

Les demandes d'entretien font passer une fuite de toit ou une serrure cassée du locataire jusqu'à vous, puis lui apprennent que c'est réparé. Les locataires les signalent depuis le portail. Vous pouvez aussi en créer une vous-même, par exemple quand un gardien repère un problème pendant une visite.

• Toute votre équipe peut ouvrir Demandes d'entretien, lire toutes les demandes de votre organisation et en créer de nouvelles.
• Seuls les Propriétaires et Administrateurs peuvent changer le statut ou les détails d'une demande. Les Gestionnaires et Gardiens ne peuvent modifier que les demandes qu'ils ont créées eux-mêmes.
• Une demande est liée à un bien : Ajouter un bien d'abord si ce n'est pas fait.
• OneView n'a ni champ de responsable ni commentaires sur une demande. Vous suivez l'avancement avec le statut, et le locataire voit ce statut dans son portail.

1. Trouvez la demande

Dans le menu, sélectionnez Demandes d'entretien. Les demandes les plus récentes viennent en premier. Chaque carte affiche le titre, la gravité et le statut, le bien et l'unité, et la date de soumission.

• Tapez dans la barre de recherche pour trouver une demande par son titre.
• Sélectionnez Filtres pour réduire la liste par Statut, Gravité ou Bien. Vous pouvez choisir plusieurs valeurs pour chacun. Sélectionnez Appliquer pour les appliquer, ou Effacer pour repartir de zéro.

Pour voir ce qui reste à traiter, filtrez sur Ouverte, En cours et Non résolue.

2. Lisez la demande

Sélectionnez Voir sur la carte. La page affiche la description, qui l'a soumise et quand, ainsi que le bien et l'unité. Les Propriétaires et Administrateurs voient aussi un panneau Activité qui liste chaque modification de la demande et son auteur.

3. Mettez à jour le statut

Quand vous commencez ou terminez le travail, prévenez le locataire par le statut. Sélectionnez Gérer sur la carte. Si vous ne le voyez pas, passez aux problèmes fréquents plus bas.

1. Dans Statut, choisissez le nouveau statut. Par exemple En cours quand la réparation a commencé, ou Terminée quand le travail est terminé.
2. Modifiez Gravité, Titre ou Description si la demande doit être corrigée.
3. Sélectionnez Enregistrer les modifications. Vous revenez à la liste avec « Demande mise à jour avec succès ! »

Le bien et l'unité ne peuvent plus être modifiés une fois la demande créée. Les statuts sont expliqués dans Gravité et statut.

4. Créez une demande vous-même

Dans la liste, sélectionnez Nouvelle demande, puis remplissez :

• Titre : un nom court, comme « Toit de la cuisine qui fuit ».
• Description : ce qui ne va pas et où.
• Gravité : le degré d'urgence.
• Bien : choisissez le bien. La demande ne s'enregistre pas sans lui.
• Unité (Optionnel) : choisissez l'unité si le problème se trouve dans l'une d'elles. Ce champ se débloque une fois le bien choisi.

Sélectionnez Soumettre la demande. Une nouvelle demande démarre au statut Ouverte, et vous arrivez sur sa page de modification avec « Demande créée avec succès ! »

Et ensuite

Quand un locataire signale une demande, les membres actifs de votre équipe reçoivent une notification : « Nouvelle demande de maintenance signalée : « Toit de la cuisine qui fuit ». » Une demande que vous créez vous-même ne notifie pas votre équipe.

À chaque changement de statut, la personne qui a soumis la demande reçoit une notification du type « La demande de maintenance « Toit de la cuisine qui fuit » est maintenant En cours. » Vous n'en recevez pas pour votre propre modification.

Dès qu'une demande n'est plus Ouverte, le locataire ne peut plus la modifier ni la supprimer.

Problèmes fréquents

Je ne vois pas le bouton Gérer

Vous êtes Gestionnaire ou Gardien, et la demande a été soumise par quelqu'un d'autre. Vous pouvez la lire, mais seuls les Propriétaires et Administrateurs peuvent la modifier. Demandez à l'un d'eux de mettre le statut à jour.

Puis-je confier une demande à quelqu'un ou ajouter un commentaire ?

Non. Une demande n'a ni responsable désigné ni fil de commentaires. Utilisez le statut pour montrer où en est le travail, et le champ Description pour ajouter des précisions. Les Propriétaires et Administrateurs peuvent lire l'historique des modifications dans le panneau Activité.

Je ne peux pas supprimer une demande

Seule une demande Ouverte peut être supprimée. Ouvrez-la avec Gérer et cherchez Supprimer la demande sous Zone à risque. Les Propriétaires et Administrateurs peuvent supprimer toute demande ouverte. Les autres ne peuvent supprimer que les leurs. La suppression est irréversible : pour une demande terminée, passez-la plutôt à Résolue.

Un locataire dit qu'il ne peut pas modifier sa demande

Un locataire ne peut modifier ou supprimer sa demande que tant qu'elle est Ouverte. Dès que vous la passez à un autre statut, elle est verrouillée pour lui. Si quelque chose doit être corrigé, un Propriétaire ou un Administrateur peut le faire depuis Gérer.

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