Journal d'audit
Voyez qui a créé, modifié ou supprimé un enregistrement, et quand, dans le journal et sur chaque enregistrement.
Avant de commencer
Le journal d'audit répond à « qui a changé ceci, et quand ? ». Chaque fois que quelqu'un crée, modifie ou supprime un enregistrement de votre organisation, OneView écrit une ligne avec la personne, l'heure et ce qui a changé. Personne ne peut modifier ni retirer ces lignes depuis l'application.
- Seul un Propriétaire ou un Administrateur peut ouvrir le journal. Les Gestionnaires et Gardiens ne le voient pas.
- Il couvre les enregistrements du quotidien : biens, unités, locataires, baux, factures, frais, paiements, demandes d'entretien et annonces, entre autres.
- Les changements faits par OneView lui-même plutôt que par une personne affichent l'auteur « Système ».
1. Ouvrez le journal
Dans le menu, dans la section de l'organisation, sélectionnez Journal d'audit. Vous voyez les derniers changements du mois en cours, les plus récents en haut. Chaque entrée indique ce qui s'est passé (Créé, Mis à jour ou Supprimé), le type d'enregistrement, l'auteur, l'heure et les premiers champs modifiés.
2. Réduisez la liste
Au-dessus de la liste, quatre filtres. Vous pouvez choisir plusieurs valeurs dans chacun des trois premiers :
- Tous les modèles : le type d'enregistrement, par exemple les biens ou les paiements.
- Toutes les activités : créé, mis à jour ou supprimé.
- Tout le monde : un ou plusieurs membres de votre équipe.
- Plage de dates : Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois ou Personnalisée. Avec Personnalisée, deux champs de date apparaissent pour le début et la fin de la période.
Sélectionnez Appliquer pour mettre la liste à jour. Sélectionnez Effacer pour revenir à tout ce mois-ci. Quand rien ne correspond, vous voyez « Aucune modification correspondante. »
3. Ouvrez une entrée
Sélectionnez une entrée pour la voir en entier : Auteur, Quand et, sous Modifications, chaque champ modifié avec sa valeur Avant et sa valeur Après. Pour un nouvel enregistrement, vous ne voyez que les valeurs ajoutées. Sélectionnez Retour à l'audit pour revenir à la liste.
Un enregistrement supprimé affiche « Enregistrement supprimé » sans détail par champ.
4. Consultez l'activité d'un enregistrement
Inutile de filtrer le journal pour suivre un seul enregistrement. Ouvrez un bien, un paiement ou une demande d'entretien : en bas de la page, un panneau intitulé « Activité » liste les derniers changements de cet enregistrement seulement, jusqu'à 30. Les Propriétaires et Administrateurs voient ce panneau ; les autres rôles non.
Et ensuite
Le journal ne fait que lire. Il n'annule rien. Si vous trouvez un changement erroné, allez sur l'enregistrement et corrigez-le ; la correction est aussi journalisée, à votre nom.
Problèmes courants
Je ne vois pas le journal d'audit
Seuls les Propriétaires et Administrateurs peuvent l'ouvrir. Un Gestionnaire ou un Gardien n'a ni le lien ni le panneau d'activité sur les enregistrements.
Je ne trouve pas un changement dont je sais qu'il a eu lieu
La liste commence au mois en cours. Choisissez Personnalisée et réglez une période plus large, puis vérifiez qu'aucun filtre Tous les modèles ou Tout le monde ne le masque.
Qui a supprimé un enregistrement ?
Filtrez Toutes les activités sur « Supprimé » et ouvrez l'entrée. Elle indique qui l'a fait et quand. Les anciennes valeurs d'un enregistrement supprimé ne sont pas conservées.
Une entrée affiche « Système » comme auteur
Ce changement a été fait par OneView lui-même, pas par une personne : une tâche automatique, par exemple.