Mettre fin à un bail
Résiliez un bail, regroupez ce qui reste dû sur une dernière facture et remboursez la caution.
Avant de commencer
Les Propriétaires, Administrateurs et Gestionnaires peuvent résilier un bail et préparer des remboursements. Une résiliation est irréversible.
- Seul un bail Actif peut être résilié. Un bail en brouillon se supprime, et un bail en cours de signature se retire d'abord. Voir Créer un bail et Envoyer un bail à signer.
- Aucun paiement du bail ne doit attendre d'approbation. Approuvez-le ou rejetez-le d'abord, voir Enregistrer un paiement.
- Sachez ce que le locataire doit encore, et si vous détenez une caution ou une avance de loyer à rendre.
1. Ouvrez l'écran de résiliation
Dans le menu, sélectionnez Locataires, ouvrez le locataire et sélectionnez Gérer sur le bail. Dans la Zone sensible, sélectionnez Résilier le bail. Rien ne se termine encore : cela ouvre un écran où vous réglez d'abord le solde.
2. Décidez ce que le locataire doit encore
L'écran liste tout ce qui reste impayé, en deux groupes.
- Factures ouvertes : les éléments impayés des factures déjà envoyées. Un élément coché passe sur la facture finale. Un élément décoché est passé en perte, et le locataire ne le doit plus. Un élément qui a déjà reçu une partie d'un paiement ne peut pas être passé en perte : sa case est verrouillée et cochée.
- Charges non facturées : les charges enregistrées mais pas encore facturées. Sélectionnez Ajouter un dernier frais pour ajouter un dernier frais, comme des dégâts ou une dernière facture d'eau.
Le loyer facturé d'avance pour des périodes après la fin du bail apparaît en gris avec la mention « Facturé d'avance pour une période après la fin du bail, abandonné à la résiliation. » Vous n'avez aucun choix à faire.
3. Finalisez la résiliation
Vérifiez le Total du règlement en bas, puis sélectionnez Finaliser la résiliation et confirmez « Résilier ce bail ? Cette action est irréversible. » Vous voyez « Bail résilié. », ou, quand il y avait un solde, un message qui indique la facture de règlement.
Et ensuite
- Le bail devient Résilié et il est verrouillé définitivement.
- La facturation s'arrête. L'unité redevient vacante, prête pour un nouveau bail.
- Le locataire est notifié et reçoit une facture de règlement pour les éléments cochés, due immédiatement. C'est la seule facture qu'il peut encore payer sur ce bail. Les factures précédentes sont clôturées.
- Le loyer est facturé par période entière, sans prorata. Si le locataire a payé une période qui dépasse la date de fin, rien n'est rendu automatiquement : rendez la différence par un remboursement (ci-dessous).
4. Préparez un remboursement
Un remboursement rend la caution, et l'avance de loyer que le locataire n'a pas consommée. C'est un enregistrement et un choix de versement : OneView ne déplace aucun argent. Vous décidez du montant.
- Sur le bail résilié, dans la section Remboursements, sélectionnez Préparer un remboursement.
- La page affiche l'Avance de loyer et la Caution (remboursable) du bail à titre indicatif. Elles ne sont pas imposées.
- Saisissez le Montant du remboursement en nombre entier de francs. Ajoutez une Note (facultatif) si vous voulez préciser ce qu'il couvre.
- Sous Modes de versement à proposer, cochez Espèces, Mobile money ou les deux. Au moins un est obligatoire.
- Sélectionnez Préparer le remboursement. Vous voyez « Remboursement préparé, le locataire a été invité à choisir un mode de versement. »
5. Le locataire choisit comment être payé
Dans son portail, sur le bail, le locataire voit le remboursement avec le message « Votre bailleur a préparé un remboursement. Choisissez comment le recevoir. » Il choisit l'un des modes que vous avez proposés. Pour le mobile money, il saisit aussi un numéro MTN. Il sélectionne Confirmer le choix.
De votre côté, le remboursement passe de En attente du locataire à Prêt à payer, et affiche son choix et le numéro.
6. Payez-le et enregistrez-le
Remettez les espèces, ou envoyez vous-même le mobile money. Puis sélectionnez Marquer comme payé sur le remboursement et confirmez. Le statut devient Payé et le locataire voit que le remboursement a été payé. Vous ne pouvez pas l'annuler. Tant que le locataire n'a pas choisi, le bouton n'est pas là.
Pour arrêter un remboursement avant son paiement, sélectionnez Annuler. Son statut devient Annulé, et vous pouvez en préparer un nouveau avec un autre montant.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas « Résilier le bail »
Le bail doit être actif, et vous devez être Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire. Un brouillon affiche Supprimer le bail à la place.
Il est dit qu'un paiement attend une confirmation
Le message indique « Un paiement sur ce bail est en attente de confirmation. Confirmez-le ou rejetez-le avant de finaliser la résiliation. » Ouvrez la facture, approuvez ou rejetez le paiement, puis revenez à l'écran de résiliation.
Je ne peux pas décocher un élément
Une partie de cet élément a déjà été payée, il ne peut donc pas être passé en perte. Il va toujours sur la facture finale, pour ce qui reste dû.
J'ai résilié par erreur
Un bail résilié ne peut pas être rouvert. Créez un nouveau bail pour le locataire sur la même unité, qui est de nouveau vacante.
Je ne vois pas « Préparer un remboursement »
Les remboursements n'existent que sur un bail résilié, et seuls les Propriétaires, Administrateurs et Gestionnaires peuvent les préparer.
Il est dit qu'un remboursement est déjà en cours
Le message indique « Un remboursement est déjà en cours pour ce bail. Annulez-le avant d'en préparer un autre. » Un seul remboursement peut attendre à la fois. Annulez le premier, ou attendez qu'il soit payé. Un remboursement ne se modifie pas : pour changer le montant, annulez-le et préparez-en un nouveau.
Le locataire n'a pas choisi de mode de versement
Le remboursement reste En attente du locataire tant qu'il ne l'a pas fait. Il a été notifié quand vous l'avez préparé. Demandez-lui d'ouvrir son bail dans le portail.
Le numéro mobile money du locataire est rejeté
Les remboursements par mobile money ne vont que vers des numéros MTN. Si le locataire n'a pas de numéro MTN, annulez le remboursement et préparez-en un nouveau qui propose les espèces.