Téléverser un bail signé
Joignez un bail signé sur papier, indiquez qui a signé et passez la signature en ligne.
Avant de commencer
Suivez ce guide quand le bail a été signé sur papier ou en personne, par exemple avec un locataire sans e-mail ni smartphone. OneView ne demande pas au locataire de signer en ligne.
- Scannez ou photographiez le bail signé dans un seul PDF de 5 Mo maximum.
- Le bail existe en brouillon, avec Début le et le loyer renseignés. Voir Créer un bail.
- Votre organisation est en service. Les Propriétaires, Administrateurs et Gestionnaires peuvent activer un bail. Les Propriétaires, Administrateurs et la personne désignée sur le bail peuvent le marquer signé.
1. Téléversez le PDF signé
Ouvrez le bail : depuis Locataires, ouvrez le locataire, puis sélectionnez Gérer sur le bail. Dans la carte Détails du bail, sous Source du document, choisissez Téléverser un PDF, sélectionnez Téléverser le document et choisissez votre PDF. Puis sélectionnez Mettre à jour les détails. Vous voyez « Bail mis à jour avec succès ! »
Vous avez choisi le mauvais fichier ? Tant que le bail est en brouillon, sélectionnez Remplacer le document.
2. Activez le bail
Dans la carte Signature, sélectionnez Activer le bail et confirmez. Vous voyez « Bail activé, le locataire a été notifié. » Le bail est maintenant Actif et la facturation démarre. Le détail de ce que fait l'activation se trouve dans Activer un bail.
Si vous avez déjà envoyé le bail à signer en ligne
Il arrive qu'une demande soit partie et que le locataire signe finalement sur papier. Le bail est En attente de signature et vous enregistrez la signature papier au lieu d'attendre.
- Dans la carte Signature, sélectionnez Marquer le locataire signé pour le locataire. Pour votre propre signature, sélectionnez Marquer comme signé.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le fichier sous Bail signé avec Choisir un fichier. Tant qu'une demande en ligne est en cours, la copie signée est obligatoire. Sans elle, vous voyez « Joignez le bail signé pour marquer le bail comme signé. »
- Sélectionnez Marquer comme signé. Vous voyez « Marqué comme signé par le locataire. » ou « Marqué comme signé de votre côté. »
Quand les deux parties sont marquées signées, le bail devient actif tout seul, et la copie que vous avez téléversée reste le document du bail.
Et ensuite
Le PDF signé est le document du bail. Ouvrez la page du locataire et sélectionnez Aperçu sur le bail pour le lire. La facturation est lancée : le locataire reçoit la première facture et une notification. Après l'activation, les détails du bail et son document sont verrouillés.
Problèmes fréquents
Le fichier est refusé
Seuls les PDF de 5 Mo maximum sont acceptés. Regroupez les pages dans un seul PDF, ou exportez le scan avec une qualité plus basse.
Je ne vois pas « Activer le bail »
Le bouton n'apparaît que sur un bail en brouillon qui a une date de début et un loyer, dans une organisation en service, pour un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire. En mode configuration, la carte affiche « La signature et l'activation seront disponibles à la mise en service de votre organisation : rien n'est facturé en mode configuration. »
Je ne vois pas « Marquer le locataire signé »
On ne peut marquer une signature qu'une fois la demande de signature partie, et seulement en tant que Propriétaire, Administrateur ou personne désignée sur le bail. Sur un simple brouillon, téléversez plutôt le PDF et activez le bail.