Envoyer un bail à signer
Envoyez un bail en brouillon au locataire pour signature en ligne, suivez qui a signé et finalisez-le.
Avant de commencer
Les Propriétaires, Administrateurs et Gestionnaires peuvent envoyer un bail à signer, le renvoyer et retirer la demande. Les Gardiens peuvent préparer le bail mais pas l'envoyer.
- Votre organisation doit être en service. En mode configuration, la page du bail affiche « La signature et l'activation seront disponibles à la mise en service de votre organisation : rien n'est facturé en mode configuration. »
- Le bail est en brouillon, avec Début le et le loyer renseignés. Voir Créer un bail.
- Le bail a un document : un PDF téléversé ou un modèle publié. Voir Modèles de contrat.
- Le locataire a une adresse e-mail ou un compte OneView qu'il peut ouvrir. S'il ne peut pas signer en ligne, utilisez plutôt Téléverser un bail signé.
1. Placez les champs de signature
Ouvrez le bail : depuis Locataires, ouvrez le locataire, puis sélectionnez Gérer sur le bail. Dans la carte Champs de signature :
- Si vous avez utilisé un modèle avec des champs, la carte indique « Champs configurés, prêt à envoyer pour signature. » Rien à faire, même si vous pouvez encore les ajuster.
- Si elle indique « Aucun champ placé, glissez les champs sur le document puis enregistrez. » sélectionnez Ouvrir l'éditeur de champs. Glissez les champs de signature, de texte et de date sur le document, pour le locataire et pour votre équipe, puis sélectionnez Enregistrer et revenir. L'éditeur fonctionne comme dans Modèles de contrat.
2. Demandez la signature
Dans la carte Signature, sélectionnez Demander la signature. Vous voyez « Demande de signature du locataire envoyée avec succès ! » Le statut du bail passe à En attente de signature et le locataire est notifié, par e-mail et dans l'application selon ses réglages de notification. Il ouvre le document depuis son portail, remplit ses champs et signe.
À partir de là, les détails du bail sont verrouillés (Champs verrouillés) : le locataire signe exactement ce que vous avez envoyé.
3. Suivez les signatures
La carte affiche « Demande de signature envoyée · en attente de toutes les parties » et liste le locataire et le membre de l'équipe désigné sur le bail. Chacun est marqué « En attente de signature » jusqu'à sa signature, puis Signé avec la date. La carte s'actualise brièvement à l'ouverture de la page : rechargez-la pour voir une signature arrivée plus tard.
OneView n'envoie pas de rappel de lui-même. Si le locataire n'a pas signé au bout de quelques jours, utilisez Renvoyer la demande de signature (voir plus bas) ou contactez-le vous-même.
4. Signez pour votre organisation
Dès que le locataire a signé, la personne désignée sur le bail voit Signer maintenant. Un Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire qui n'est pas la personne désignée voit plutôt Contresigner. Relisez le document, ajoutez votre signature là où c'est demandé et sélectionnez Signer. Vous voyez « Votre signature a été enregistrée. »
Et ensuite
Quand les deux parties ont signé, la carte indique « Toutes les parties ont signé. » et le bail devient Actif tout seul. La facturation démarre et la première facture du locataire est émise. Voir Activer un bail pour son contenu.
Peu après, le PDF entièrement signé remplace le document du bail et le locataire reçoit un e-mail de confirmation. Pour le lire, ouvrez la page du locataire et sélectionnez Aperçu sur le bail.
Renvoyer ou retirer une demande
- Renvoyer la demande de signature : utilisez-le quand le locataire a perdu l'e-mail ou que le lien ne marche plus. Le document en cours est annulé et un nouveau est envoyé. Tout le monde signe de nouveau, y compris ceux qui avaient déjà signé.
- Retirer la demande : utilisez-le quand les conditions doivent changer. Le bail repasse en Brouillon, les anciens liens de signature ne marchent plus et vos champs placés restent. Modifiez le bail et demandez de nouveau la signature.
Problèmes fréquents
Il n'y a pas de bouton pour demander la signature
La carte explique pourquoi. « Complétez les détails du bail et ajoutez un contrat ou un modèle ci-dessous pour demander une signature. » signifie qu'il manque une date de début, le loyer ou le document. « Préparation du document pour signature, actualisez dans un instant pour demander une signature. » signifie que le document est encore en préparation, ou que vous n'avez pas encore placé de champs de signature : regardez la carte Champs de signature. Dans une organisation encore en mode configuration, la carte affiche le message de configuration à la place. Un Gardien ne voit aucun bouton de demande.
Le locataire a refusé de signer
La carte affiche « Demande de signature refusée » et les liens de signature ne marchent plus. Sélectionnez Retirer la demande, modifiez le bail avec le locataire, puis envoyez une nouvelle demande.
Le locataire a signé mais le bail n'est pas actif
Le bail ne devient actif qu'une fois votre côté signé lui aussi. Cherchez Signer maintenant ou Contresigner sur la carte.
Je n'ai placé aucun champ pour mon côté
Quand seul le locataire a des champs, le document est complet dès qu'il signe. Sélectionnez Marquer comme signé pour terminer. Le document signé est joint automatiquement.
Je dois modifier quelque chose après l'envoi
Retirez la demande, modifiez le bail, puis demandez de nouveau la signature. Le bail est verrouillé tant que la demande est en cours.
La page indique qu'elle ne s'actualise plus
Ce message apparaît quand la préparation du document dure anormalement longtemps. Sélectionnez Recharger pour voir le dernier statut.