Charges ponctuelles
Ajoutez une charge unique à un bail et voyez quand elle arrive sur une facture.
Avant de commencer
Une charge ponctuelle est un montant unique que vous ajoutez à un bail : une réparation causée par le locataire, le remplacement d'une clé, des frais de retard, une facture d'eau à facturer une seule fois. Pour tout ce qui se répète, utilisez plutôt une charge récurrente.
- Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter une charge.
- Il faut d'abord un type de charge, par exemple Réparations ou Frais. Voir Types de charges. Les types loyer, avance de loyer et caution ne sont pas utilisables ici.
- Vous ne pouvez pas ajouter de charge à un bail résilié. Son registre est clos.
- Les montants sont en francs entiers (FCFA), supérieurs à zéro. Pas de centimes.
1. Ouvrez la page de facturation du bail
Dans le menu, sélectionnez Locataires et ouvrez le locataire. Sur son bail actif, sélectionnez Facturation. Vous pouvez aussi ouvrir le bail avec Gérer et sélectionner Gérer la facturation.
2. Ajoutez la charge
Dans la section Charges en attente, sélectionnez Ajouter une charge. Un formulaire s'ouvre :
- Type de charge : choisissez le type. S'il a un montant par défaut, le montant se remplit.
- Montant (Fcfa) : ce que le locataire doit, par exemple 25 000.
- Description : facultative. Elle est imprimée sur la facture, écrivez donc quelque chose que le locataire reconnaîtra, comme « Réparation de vitre ». Laissée vide, le nom du type de charge est utilisé.
- Échéance : aujourd'hui au départ. C'est la date limite de paiement pour le locataire.
- Période du et Au : facultatifs. Pour une facture d'eau, indiquez les dates qu'elle couvre, par exemple du 1er au 31 octobre. La ligne de la facture les affiche alors. Remplissez les deux ou aucun.
Sélectionnez Enregistrer la charge. Le message « Charge enregistrée. » s'affiche.
3. Sachez quand elle arrive sur une facture
Cela dépend de l'échéance.
- Échéance aujourd'hui ou avant. OneView émet la facture tout de suite et prévient le locataire. Si d'autres charges sont déjà dues et pas encore facturées, elles figurent sur la même facture.
- Échéance plus tard. La charge attend sous Charges en attente. La tâche de nuit la place sur une facture quand l'échéance est dans moins de 10 jours. Une charge due le 30 juin est facturée vers le 20 juin.
L'échéance d'une facture est la plus proche des échéances des charges qu'elle contient.
Et ensuite
Le locataire reçoit la facture et peut payer depuis son compte, ou vous pouvez enregistrer un paiement qu'il a fait hors de l'application. Vous retrouvez la facture sous Factures sur le bail, et dans Factures. Voir Fonctionnement des factures.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton pour ajouter une charge
Soit votre rôle est Gestionnaire ou Gardien, soit le bail est résilié. Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajouter des charges, et seulement sur un bail non résilié.
Le type de charge dont j'ai besoin n'est pas dans la liste
La liste ne montre que les types actifs que vous avez créés. Vérifiez que le type n'est pas archivé, ou ajoutez-le dans Organisation, onglet Types de charges.
J'ai ajouté la charge mais il n'y a pas de facture
Vérifiez l'échéance. Une charge due dans plus de 10 jours reste sous Charges en attente jusque-là. Sur un bail pas encore actif, les charges attendent que le bail le devienne.
Je me suis trompé de montant
Une charge enregistrée ne peut être ni modifiée ni supprimée depuis la liste des charges en attente. Une fois sur une facture, un Propriétaire ou un Administrateur peut sélectionner Ajuster à côté. La charge est alors remplacée par une charge corrigée. Cela ne marche que tant que rien n'a été payé sur cette charge. Voir Fonctionnement des factures.
J'ai mis une échéance passée. Le locataire est-il tout de suite en retard ?
Oui. La facture est émise avec une échéance déjà dépassée : elle apparaît dès le départ avec le statut En retard.