Inviter un locataire sur le portail
Envoyez une invitation à un locataire par e-mail ou WhatsApp, renvoyez-la ou annulez-la, et voyez ce qu'il reçoit.
Avant de commencer
Une invitation permet à une personne de rejoindre votre organisation comme locataire, même si elle n'a pas encore de compte OneView. Tous les membres peuvent en envoyer : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Gardien.
Votre organisation doit être en service. Tant qu'elle est en brouillon, le bouton d'invitation n'apparaît pas et aucun locataire n'est contacté. Une fois la mise en service faite, il apparaît sur la page des locataires.
Il vous suffit de l'adresse e-mail ou du numéro WhatsApp de la personne. L'un des deux, pas les deux.
1. Ouvrez le formulaire d'invitation
Dans le menu, sélectionnez Locataires, puis Inviter un locataire. Une petite fenêtre s'ouvre.
2. Saisissez son e-mail ou son numéro
Dans E-mail ou numéro WhatsApp, saisissez l'adresse ou le numéro, par exemple « [email protected] » ou « 6 70 00 00 00 ». Le même champ accepte les deux. Pour un numéro hors du Cameroun, ajoutez l'indicatif du pays.
3. Envoyez-la
Sélectionnez Envoyer l'invitation. L'invitation part tout de suite et le message « Invitation envoyée à [email protected]. » s'affiche. Il n'y a rien d'autre à envoyer.
- Si vous avez saisi une adresse e-mail, le locataire reçoit un e-mail de OneView avec un bouton Accepter l'invitation.
- Si vous avez saisi un numéro, le locataire reçoit un message WhatsApp avec le même lien.
Ce que voit le locataire
Le message indique qu'il est invité à rejoindre votre organisation comme locataire. Le lien ouvre une page avec le nom de votre organisation, son e-mail ou son numéro, et deux boutons : Accepter et Refuser.
S'il a déjà un compte, accepter le connecte et ouvre son tableau de bord. Sinon, il est envoyé créer un compte avec le même e-mail ou le même numéro, et l'invitation est acceptée à la fin. Il voit « Invitation acceptée ! Vous êtes maintenant locataire de Résidence Les Palmiers. »
Et ensuite
Tant que le locataire n'a pas répondu, l'invitation reste en haut de la page des locataires, dans une liste intitulée par exemple « 2 invitations en attente ». Chaque ligne indique l'adresse ou le numéro et la date d'envoi.
- Acceptée : la ligne quitte la liste des invitations en attente et la personne apparaît dans votre liste de locataires.
- Refusée : la ligne quitte la liste des invitations en attente. La personne n'est pas ajoutée.
Accepter ne donne pas de bail au locataire. Il fait partie de votre organisation, mais ne voit aucune unité tant que vous ne lui en donnez pas une. Ouvrez-le depuis la liste des locataires et sélectionnez Ajouter un bail.
Renvoyer ou annuler une invitation
Sur une ligne en attente, sélectionnez Renvoyer pour envoyer à nouveau la même invitation, par le même canal. Utilisez-le quand le locataire dit ne rien avoir reçu, ou quand le lien ne fonctionne plus. Saisir de nouveau la même adresse ou le même numéro dans le formulaire fait la même chose.
Pour retirer une invitation, sélectionnez Révoquer et confirmez. Le lien déjà envoyé cesse de fonctionner, et vous pouvez réinviter la même adresse plus tard, par exemple après avoir corrigé une faute de frappe.
Locataires issus d'un import
Si vous avez chargé vos locataires depuis un tableur, ils ont un compte qu'ils n'ont jamais ouvert. À la mise en service, ceux dont le bail est activé reçoivent automatiquement une invitation d'accès. Plus tard, un Propriétaire ou un Administrateur peut en envoyer une depuis la page du locataire avec Envoyer le lien d'accès, et voit « Lien d'accès envoyé. » Le bouton disparaît dès que le locataire a configuré son accès.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton d'invitation
Votre organisation est probablement encore en brouillon. Le bouton et la liste des invitations en attente n'apparaissent qu'après la mise en service, pour qu'aucun locataire ne soit contacté trop tôt. Si votre organisation est en service, vérifiez que vous êtes dans la vue personnel et dans la bonne organisation.
Le locataire dit ne rien avoir reçu
Vérifiez l'adresse ou le numéro sur la ligne en attente : une faute de frappe est possible. S'il est faux, révoquez l'invitation et envoyez-en une nouvelle. S'il est juste, demandez au locataire de regarder dans ses courriers indésirables, puis sélectionnez Renvoyer. L'envoi par WhatsApp demande un numéro valide, capable de recevoir des messages WhatsApp.
Il est indiqué que la personne appartient déjà à un locataire de cette organisation
Le formulaire affiche « appartient déjà à un locataire de cette organisation » sous le champ. Cet e-mail ou ce numéro appartient déjà à un locataire de votre organisation : aucune invitation n'est nécessaire. Cherchez-le dans la liste des locataires.
J'ai saisi une adresse déjà en attente
OneView n'envoie pas une seconde invitation. Il renvoie celle qui est en attente et affiche « Invitation renvoyée à [email protected]. »
Le locataire voit que le lien est invalide ou expiré
La page du locataire affiche « Ce lien d'invitation est invalide ou a expiré. » Les liens d'invitation ne durent pas indéfiniment, et une invitation révoquée ne fonctionne plus. Sélectionnez Renvoyer pour un nouveau lien. Si la ligne a disparu, envoyez une nouvelle invitation.
Je reçois « Trop de tentatives. Réessayez plus tard. »
OneView limite le nombre d'invitations qu'une même personne peut envoyer en une heure. Patientez un peu, puis réessayez.
Je veux envoyer l'invitation sur WhatsApp, mais le locataire a un e-mail
L'invitation utilise le seul contact que vous avez saisi. Saisissez le numéro WhatsApp à la place de l'adresse e-mail, et elle part sur WhatsApp.