Ce que voient vos locataires
Un tour du portail locataire côté gestionnaire : baux, factures, demandes de maintenance, annonces et discussions.
Avant de commencer
Chaque locataire de votre organisation a un portail : son propre espace dans OneView, construit à partir de ce que vous configurez de votre côté. Il ne montre que ses propres données. Vous ne pouvez pas ouvrir le portail d'un locataire depuis votre compte : cet article décrit donc ce qu'il y trouve.
Un locataire ne voit rien de votre organisation tant qu'elle n'est pas en service. En brouillon, il n'est pas contacté et vos baux, factures et annonces restent cachés. Après la mise en service, tout ce qui suit apparaît au fur et à mesure que vous le créez.
1. Le tableau de bord
Le Tableau de bord est la première page après la connexion. Il accueille le locataire et affiche trois chiffres : Baux actifs, Demandes ouvertes et Solde impayé. En dessous, on trouve ses prochaines factures impayées sous Factures à régler, ses demandes de maintenance ouvertes et vos dernières annonces.
Un locataire qui n'est encore rattaché à aucun bail voit « Vous n'êtes pas encore lié à un logement » et n'a accès qu'au tableau de bord et à son compte.
2. Les baux
Sous Mes baux, le locataire voit chacun de ses baux avec son statut, son loyer mensuel, son bien, son unité, sa date de début et sa date de fin. Ouvrir un bail lui permet de consulter le contrat, de le signer et de voir les factures de ce bail.
Quand vous envoyez un bail à signer, le locataire le signe sur cette page. S'il a signé sur papier et que vous l'avez enregistré, le bail apparaît simplement comme signé.
3. Factures et paiements
Sous Factures, le locataire voit toutes les factures que vous émettez pour ses baux, avec une recherche par numéro. Chaque facture montre ses lignes, le montant restant dû et les paiements déjà faits.
- Pour payer, le locataire sélectionne Enregistrer un paiement et suit les étapes. L'article payer une facture les détaille. Un paiement fait hors de l'application attend votre approbation avant d'être pris en compte.
- Signaler un problème ouvre une discussion avec le membre de l'équipe responsable du bail, avec un brouillon de message sur cette facture. Rien n'est envoyé tant que le locataire ne l'envoie pas.
4. Demandes de maintenance
Sous Demandes d'entretien, le locataire signale un problème dans son logement avec Nouvelle demande. Il indique un titre, une description, une gravité, ainsi que le bien et l'unité, choisis parmi ses propres baux.
Sa demande apparaît alors de votre côté, elle aussi sous Demandes d'entretien. Le locataire en suit le statut à mesure que vous le mettez à jour : Ouverte, En cours, Terminée, Résolue ou Non résolue. Un locataire ne peut modifier ou supprimer une demande que tant qu'elle est Ouverte. Il ne voit que les demandes qu'il a lui-même envoyées.
5. Annonces
Sous Annonces, le locataire lit ce que vous publiez. Il ne voit une annonce que si elle est publiée et que son audience est Locataires et personnel ou Locataires uniquement. Les brouillons et les annonces réservées au Personnel uniquement restent de votre côté.
6. Discussions
Sous Discussions, le locataire peut écrire aux membres de votre équipe et lire les conversations auxquelles il participe. Pour en commencer une, il sélectionne Nouvelle discussion et choisit une personne parmi votre équipe active.
Ce que les locataires ne voient pas
- Les autres locataires : leurs noms, baux, factures, paiements ou demandes.
- Vos écrans de gestion : biens, unités, rapports, moyens de paiement et paramètres.
- Les annonces réservées au personnel et celles qui sont encore en brouillon.
- Tout ce qui vient d'une organisation encore en brouillon.
Une personne qui fait à la fois partie de votre équipe et locataire passe d'une vue à l'autre avec Passer en vue Locataire et Passer en vue Personnel dans le menu.
Problèmes fréquents
Mon locataire voit un portail vide
Trois causes possibles. Votre organisation est encore en brouillon. Le locataire n'a pas encore de bail chez vous : vous pouvez lui en donner un depuis sa page avec Ajouter un bail. Ou il s'est connecté avec un autre compte que celui de son bail : demandez-lui quel e-mail ou quel numéro il a utilisé.
Mon locataire ne voit pas une facture
Une facture apparaît dès que votre équipe l'a émise. Un bail en brouillon ne facture rien, il n'a donc aucune facture. Vérifiez le statut du bail de votre côté.
Mon locataire ne voit pas mon annonce
Vérifiez qu'elle est publiée et non en brouillon, et que son audience est Locataires et personnel ou Locataires uniquement.
Mon locataire ne peut pas modifier sa demande de maintenance
Seule une demande encore Ouverte peut être modifiée ou supprimée. Une fois que vous l'avez fait avancer, le locataire peut la lire mais plus la changer.