Fonctionnement des factures
Quand les factures sont créées, ce que signifie chaque statut, et comment en ajuster, renvoyer ou télécharger une.
Avant de commencer
OneView rédige les factures pour vous. Vous n'en créez aucune à la main. Vous ajoutez des charges à un bail, et OneView regroupe celles qui sont dues dans une facture qu'il envoie au locataire. Cet article explique quand cela se produit, ce que signifie chaque statut, et ce que vous pouvez faire d'une facture ensuite.
- Toute votre équipe peut voir les factures. Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent ajuster une charge ou renvoyer une facture.
- Les factures sont numérotées par organisation : INV-00001, INV-00002, etc.
- Les montants sont en francs entiers (FCFA).
- Le loyer et les charges récurrentes ne sont générés que pour les baux actifs. Un bail encore en brouillon, ou en attente de signatures, ne reçoit aucune facture.
Comment les factures sont créées
Une facture est émise dès sa création, et le locataire en est informé tout de suite. Elle apparaît de trois façons :
- Chaque nuit. À 2 h (heure du Cameroun), OneView prend chaque charge d'un bail actif due dans les 10 prochains jours et pas encore facturée, et les regroupe en une facture par bail. Le loyer du 1er avril est donc facturé vers le 22 mars, pour que le locataire puisse payer avant le début du mois.
- Quand un bail devient actif. La première facture contient l'avance de loyer et la caution, plus les périodes de loyer et des autres charges récurrentes déjà commencées.
- Quand vous ajoutez une charge ponctuelle déjà due. Elle est facturée immédiatement.
La date d'émission de la facture est le jour de sa création. Son échéance est la plus proche des échéances de ses charges. OneView ne remonte pas dans le temps pour facturer les mois manqués. L'exception est un bail activé après sa date de début : les périodes de loyer et des autres charges récurrentes déjà commencées sont facturées à l'activation. Sur un bail importé, le loyer compte à partir de la période qui suit le mois paid_through indiqué.
Le locataire est prévenu par e-mail, avec le PDF de la facture en pièce jointe quand votre identité de facturation est complète (voir l'étape 5). S'il a un numéro de téléphone et les notifications WhatsApp activées, il reçoit aussi un message WhatsApp, et une notification dans son compte.
1. Retrouvez une facture
Dans le menu, sélectionnez Factures. Cherchez par numéro de facture, ou utilisez Filtres pour réduire la liste par locataire, Statut ou date d'émission. Ouvrez une facture pour voir ses charges, ses totaux et ses paiements. Les factures d'un bail sont aussi listées sur sa page de facturation.
2. Lisez le statut
Chaque facture affiche un statut coloré à côté de son numéro.
- Émise : envoyée au locataire, impayée, et pas encore échue.
- En retard : l'échéance est dépassée et il reste de l'argent à payer. Ce statut est calculé à partir des dates, il apparaît donc tout seul.
- Partiellement payée : une partie a été payée et le reste est dû. Si elle est aussi échue, elle affiche En retard.
- Payée : les paiements confirmés couvrent tout le total. Si un paiement est annulé plus tard, la facture repasse à Émise.
- Remplacée : le bail a été résilié et ce qui restait dû sur cette facture est passé sur la facture de règlement final. Plus rien n'est à payer ici. Un bandeau renvoie vers la facture de règlement, marquée Règlement final.
Une seconde étiquette, En cours de vérification, apparaît à côté du statut quand un paiement a été soumis et attend son approbation. Tant qu'elle est affichée, personne ne peut enregistrer un autre paiement sur cette facture, et les rappels automatiques sont suspendus. Voir Enregistrer un paiement.
3. Ajustez une charge
Si une charge d'une facture émise est fausse, un Propriétaire ou un Administrateur peut la corriger. Ouvrez la facture et sélectionnez Ajuster à côté de la charge. Remplissez :
- Montant corrigé (Fcfa) : le bon montant.
- Motif : pourquoi vous la modifiez.
Sélectionnez Ajuster la charge. Le message « Charge ajustée. » s'affiche. L'ancienne charge est barrée et conservée avec votre motif. Une nouvelle charge marquée « (ajustée) » la remplace sur la même facture, et le total est mis à jour.
Le bouton Ajuster n'apparaît que tant que rien n'a été payé sur cette charge et qu'aucun paiement n'est en cours de vérification. Une fois de l'argent payé dessus, elle ne peut plus être ajustée.
4. Renvoyez une facture ou envoyez un rappel
Dans Factures, repérez la ligne d'une facture émise. Le bouton à droite dépend de la facture :
- Renvoyer avant l'échéance. Il renvoie l'avis d'origine.
- Envoyer un rappel une fois la facture en retard.
Le message « Notification de facture envoyée au locataire. » s'affiche. Ce bouton est réservé aux Propriétaires et aux Administrateurs. Il n'apparaît pas pour une facture payée ou remplacée, pendant qu'un paiement est en cours de vérification, ni quand ni l'e-mail ni WhatsApp ne peuvent joindre le locataire. Voir Rappels de loyer.
5. Téléchargez le PDF de la facture
Sur la facture, sélectionnez Télécharger le PDF. C'est le même PDF que celui que le locataire reçoit par e-mail, et le locataire peut aussi le télécharger depuis sa propre page de facture.
Le PDF porte en en-tête l'émetteur de la facture : il n'existe donc que si l'identité de facturation de votre organisation est complète. Sans elle, il n'y a pas de bouton de téléchargement et les e-mails partent sans pièce jointe. Pour la remplir, un Propriétaire ou un Administrateur ouvre Organisation, puis Détails, et complète le groupe Identité de facturation :
- Adresse
- Ville
- Pays
- Numéro de téléphone
- E-mail de facturation
Les cinq sont nécessaires. Si l'un est vide, il n'y a pas de PDF. Le Numéro de contribuable est facultatif. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Et ensuite
Le locataire paie depuis son compte, ou vous enregistrez un paiement qu'il a fait hors de l'application. Dès que les paiements confirmés couvrent le total, la facture passe à Payée. Si l'échéance arrive avant, OneView envoie des rappels automatiques.
Problèmes fréquents
Le locataire n'a pas encore de facture
Vérifiez trois points. Le bail doit être actif. La charge doit être due dans les 10 prochains jours, car rien n'est facturé plus tôt. Et la charge doit exister : regardez sous Charges en attente sur la page de facturation du bail.
Il n'y a pas de bouton Télécharger le PDF
Votre identité de facturation est incomplète. Remplissez les cinq champs décrits à l'étape 5.
Je ne peux pas ajuster une charge
L'ajustement demande le rôle de Propriétaire ou d'Administrateur, et la charge ne doit avoir aucun paiement. Une charge partiellement payée ne peut pas être ajustée, ni aucune charge tant qu'un paiement de la facture est en cours de vérification. Attendez d'abord la fin de la vérification.
Il n'y a pas de bouton Renvoyer ni Envoyer un rappel
Vous n'êtes peut-être pas Propriétaire ou Administrateur. Ou la facture est payée ou remplacée, un paiement est en cours de vérification, ou ni l'e-mail ni WhatsApp ne peuvent joindre le locataire.
Une facture indique qu'elle a été clôturée et que le solde a été déplacé
C'est une facture Remplacée. Le bail a été résilié, et le solde est passé sur la facture de règlement indiquée dans le bandeau.
Puis-je supprimer une facture ?
Non. OneView ne permet pas de supprimer une facture. Pour corriger un montant, utilisez Ajuster comme décrit plus haut.