Reçus de paiement
Téléchargez le reçu qu'OneView émet une fois un paiement approuvé, et voyez ce qu'il exige et en quoi il diffère de la preuve du payeur.
Avant de commencer
OneView fournit deux documents différents pour un paiement, et on les confond facilement.
- Le justificatif de paiement est ce que le payeur a joint lors de l'enregistrement du paiement : photo d'un reçu d'espèces, bordereau bancaire, capture d'un message mobile money. OneView le conserve uniquement pour que vous puissiez vérifier le paiement.
- Le reçu est un PDF qu'OneView émet, au nom de votre organisation, une fois que vous avez approuvé le paiement. C'est le document que votre locataire conserve.
Le reçu exige deux choses : le paiement doit être Confirmé, et l'identité de facturation de votre organisation doit être complète (voir l'étape 1). Un paiement encore en attente d'approbation, rejeté ou annulé n'a pas de reçu.
1. Complétez votre identité de facturation
Le reçu porte en en-tête les informations de votre organisation, les mêmes que sur vos factures PDF. Un Propriétaire ou un Administrateur les renseigne : sélectionnez Organisation, ouvrez l'onglet Détails et complétez la section Identité de facturation : Adresse, Ville, Pays, Numéro de téléphone et E-mail de facturation. Les cinq sont nécessaires. Avec quatre champs sur cinq, aucun reçu n'est émis. Numéro de contribuable est facultatif : si vous le renseignez, il figure sur le reçu.
2. Ouvrez le reçu
Ouvrez la facture et trouvez le paiement, ou ouvrez le paiement avec Voir les détails. Sélectionnez Reçu (dans la liste) ou Voir le reçu (sur la page du paiement). Une fenêtre s'ouvre avec le reçu en haut et le justificatif du payeur en dessous. Sélectionnez Télécharger le reçu pour télécharger le PDF.
Tout membre de votre équipe peut le télécharger, quel que soit son rôle. Votre locataire peut télécharger le même reçu depuis son paiement, dans le portail.
Ce que contient le reçu
- Le nom et les coordonnées de votre organisation en haut, puis le nom du locataire, l'adresse du bien et l'e-mail du locataire sous « REÇU DE ».
- Un numéro de reçu, par exemple REC-00001. Les numéros se suivent au sein de votre organisation, et OneView en attribue un au moment où vous approuvez le paiement.
- L'objet du paiement (bien et logement), le numéro de facture, le moyen de paiement, la date de réception et la personne qui l'a confirmé.
- Montant reçu : le montant que vous avez approuvé, celui qui compte si vous l'avez corrigé à l'approbation.
- Votre numéro de contribuable, si vous l'avez renseigné.
Le PDF est toujours rédigé dans la langue du locataire : la copie que vous téléchargez pour la remettre se lit comme celle du locataire.
Et ensuite
Vous n'envoyez pas le reçu. Il est généré à chaque téléchargement, il correspond donc toujours à vos informations actuelles. Les paiements approuvés avant l'arrivée des reçus n'ont ni numéro ni reçu.
Problèmes fréquents
Je ne trouve pas de bouton pour télécharger le reçu
Deux raisons possibles. Le paiement n'est pas encore Confirmé : approuvez-le d'abord. Ou votre identité de facturation est incomplète : renseignez les cinq champs de l'étape 1. Une fois fait, le bouton apparaît aussi sur les paiements que vous aviez déjà approuvés.
La fenêtre affiche « Justificatif de paiement » mais pas de reçu
C'est le justificatif du payeur, pas le reçu. Le reçu n'apparaît que si les deux conditions ci-dessus sont remplies.
Le montant du reçu est faux
Le reçu reprend le montant que vous avez approuvé. S'il est faux, un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut annuler le paiement et l'enregistrer à nouveau avec le bon montant, comme décrit dans Enregistrer un paiement. Un paiement annulé n'a pas de reçu, et le nouveau paiement reçoit un nouveau numéro.
Mon locataire dit ne pas pouvoir télécharger de reçu
Les deux mêmes conditions s'appliquent pour lui : le paiement doit être approuvé et votre identité de facturation doit être complète.