Rappels de loyer
Ce que OneView envoie automatiquement quand un loyer est en retard, par quels canaux, et comment envoyer un rappel vous-même.
Avant de commencer
OneView relance les retards de paiement pour vous. Quand une facture reste impayée après son échéance, le locataire reçoit un rappel sans que vous leviez le petit doigt. Vous pouvez aussi relancer un locataire vous-même à tout moment. Cet article couvre les deux cas.
- Les rappels automatiques ne demandent rien de votre part. Il n'y a aucun réglage à activer, et aucun moyen de changer le calendrier ou le texte.
- Seuls les Propriétaires et les Administrateurs peuvent envoyer un rappel à la main.
- Un rappel concerne une facture. Il indique toujours le numéro de la facture, le montant encore dû et l'échéance.
1. Sachez ce qui part automatiquement
Chaque matin à 8 h (heure du Cameroun), OneView cherche les factures en retard d'exactement 1 jour ou d'exactement 7 jours. Pour chacune qui a encore un solde, le locataire reçoit un rappel. Cela fait deux rappels automatiques par facture : le lendemain de l'échéance, et une semaine après.
Il n'y a pas de rappel avant l'échéance. Le locataire a déjà reçu la facture elle-même quand elle a été émise.
Si une facture a été émise après son échéance, par exemple parce que vous avez ajouté une charge avec une échéance passée, les 1 et 7 jours se comptent à partir du jour de son émission.
Ces factures sont ignorées :
- Les factures payées, ou dont plus rien n'est dû.
- Les factures dont un paiement est En cours de vérification. Un locataire qui vient de payer n'est pas relancé pendant que vous vérifiez la preuve.
- Les baux qui ne sont pas actifs. La seule exception est la facture de règlement final d'un bail résilié, relancée comme les autres.
Quand une facture est partiellement payée, le rappel indique ce qui reste dû, pas le total d'origine.
2. Sachez comment le locataire est joint
Un rappel part sur les canaux dont dispose le locataire :
- E-mail, à l'adresse de son compte. Le PDF de la facture est joint quand l'identité de facturation de votre organisation est complète. Voir Fonctionnement des factures.
- WhatsApp, quand le locataire a un numéro de téléphone sur son compte et n'a pas désactivé les notifications WhatsApp.
Un locataire qui a désactivé un canal dans son compte ne reçoit rien dessus. Un locataire que vous avez ajouté avec un simple numéro de téléphone reçoit WhatsApp et pas d'e-mail.
3. Envoyez un rappel vous-même
Dans le menu, sélectionnez Factures et trouvez la facture. Sur sa ligne :
- Une facture en retard a le bouton Envoyer un rappel. Il envoie le même rappel de retard que la tâche automatique.
- Une facture pas encore échue a le bouton Renvoyer. Il renvoie l'avis de facture d'origine.
Sélectionnez le bouton. Le message « Notification de facture envoyée au locataire. » s'affiche. Le rappel part sur les mêmes canaux que ci-dessus. Vous pouvez l'utiliser aussi souvent que nécessaire.
Et ensuite
Le locataire ouvre la facture dans son compte et paie, ou envoie la preuve d'un paiement fait hors de l'application. Vous enregistrez et approuvez alors le paiement. Une fois la facture payée, plus aucun rappel ne part.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton Envoyer un rappel
Il n'apparaît que pour les Propriétaires et les Administrateurs, et seulement sur une facture émise. Il est masqué pendant qu'un paiement de la facture est en cours de vérification, et quand le locataire n'a pas d'adresse e-mail enregistrée. Une facture payée ou remplacée ne l'a jamais.
Le locataire dit n'avoir reçu aucun rappel
Vérifiez ses coordonnées. L'e-mail demande une adresse sur son compte, WhatsApp un numéro de téléphone, et le locataire peut désactiver chaque canal. Vérifiez aussi la date : les rappels automatiques ne partent que 1 et 7 jours après l'échéance.
Un locataire qui a payé a reçu un rappel
Tant que vous n'avez pas approuvé le paiement, la facture affiche encore un solde. Un paiement en attente d'approbation suspend les rappels. S'il n'a jamais été enregistré, enregistrez-le. Voir Enregistrer un paiement.
Puis-je changer le moment des rappels ou leur contenu ?
Non. Les deux rappels à 1 et 7 jours, et leur texte, sont fixes. Utilisez Envoyer un rappel pour une relance supplémentaire.
Puis-je rappeler un locataire avant l'échéance ?
Pas automatiquement. Avant l'échéance, vous pouvez renvoyer la facture avec Renvoyer.