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Pour les gestionnaires

Créer un bail

Choisissez un locataire, une unité vacante et les conditions de loyer, puis enregistrez le bail en brouillon.

Avant de commencer

Tout membre de l'organisation peut créer un bail : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Gardien. L'organisation peut encore être en mode configuration. Vous pouvez préparer tous vos baux dès maintenant et les activer plus tard.

  • Le locataire doit avoir un compte OneView. Vous le trouvez par son adresse e-mail exacte ou son numéro WhatsApp. S'il n'a pas encore de compte, sélectionnez Locataires dans le menu, puis Inviter un locataire, et créez le bail une fois l'invitation acceptée.
  • Le bien et l'unité doivent déjà exister. Voir Ajouter un bien.
  • L'unité doit être vacante. Un bail réserve son unité dès l'enregistrement, même en brouillon.
  • Ayez en tête le loyer mensuel, le nombre de mois de loyer payés d'avance et la caution remboursable si vous en demandez une.

1. Démarrez le bail

Il y a deux façons de commencer. Depuis Locataires, sélectionnez Ajouter un locataire et choisissez le locataire dans le formulaire. Ou ouvrez la page du locataire et sélectionnez Ajouter un bail : le locataire est alors déjà rempli.

2. Choisissez le locataire, le bien et l'unité

  • Locataire : saisissez l'adresse e-mail exacte ou le numéro WhatsApp du locataire, puis choisissez-le dans la liste. Un nom partiel ne trouve personne.
  • Bien : commencez à saisir le nom du bien.
  • Unité : la liste reste vide tant que vous n'avez pas choisi de bien, puis elle n'affiche que les unités vacantes.

3. Saisissez les conditions de loyer

  • Loyer mensuel : un nombre entier de francs, par exemple 50 000.
  • Période de facturation du loyer (mois) : la fréquence de facturation du loyer. 1 est mensuel, 3 trimestriel, 12 annuel. La valeur par défaut est 1.
  • Avance de loyer (mois) : le loyer que le locataire paie d'avance, en mois. La valeur par défaut est 1, et 0 signifie aucune avance. La première facture de loyer courant démarre après ces mois.
  • Caution (remboursable) : un montant de garantie que vous rendez à la fin du bail. La valeur par défaut est 0. Il figure sur la première facture, à l'activation du bail.

4. Choisissez qui signe et le document

Responsable désigne le membre de l'équipe qui signe le bail pour votre organisation. Par défaut, c'est vous. Sous Source du document, choisissez Téléverser un PDF ou Utiliser un modèle. Vous pouvez laisser le document de côté et l'ajouter plus tard, tant que le bail est en brouillon. Voir Modèles de contrat et Téléverser un bail signé.

5. Enregistrez le bail

Sélectionnez Ajouter le bail. (Quand vous êtes parti de la liste des locataires, le bouton s'appelle Ajouter le locataire.) Vous arrivez sur la page du bail avec le message « Bail ajouté avec succès ! » Le statut est Brouillon.

6. Renseignez les dates

Le formulaire ne contient pas de dates. Sur la page du bail, dans la carte Détails du bail, remplissez Début le. Cette date est obligatoire avant d'envoyer le bail à signer ou de l'activer. Fin le (Optionnel) peut rester vide pour un bail sans date de fin. Sélectionnez Mettre à jour les détails pour enregistrer.

Et ensuite

Rien n'est facturé et le locataire n'est pas encore contacté. Choisissez comment engager le bail :

Vous pouvez modifier n'importe quel détail tant que le bail est en brouillon et qu'aucune signature n'a été demandée.

Problèmes fréquents

L'unité que je veux n'est pas dans la liste

Seules les unités vacantes apparaissent. Une unité qui porte un autre bail, même en brouillon, est prise. Une unité en rénovation ne peut pas non plus être louée. Ouvrez l'autre bail et supprimez-le s'il a été créé par erreur, ou résiliez-le s'il est terminé.

Je ne trouve pas mon locataire

La recherche ne reconnaît que l'adresse e-mail exacte ou le numéro WhatsApp d'un compte existant. Vérifiez l'orthographe. Si la personne n'a pas de compte, invitez-la depuis Locataires avec Inviter un locataire.

Les champs sont grisés

Dès qu'une demande de signature est partie, ou que le bail est actif, la page affiche Champs verrouillés. Ce que le locataire signe ne peut pas changer sous ses yeux. Pour modifier un bail en cours de signature, retirez d'abord la demande (voir Envoyer un bail à signer).

La date de début ou de fin est refusée

Une date de début ne peut pas remonter à plus de 5 ans. Une date de fin doit être postérieure à la date de début et à aujourd'hui.

J'ai créé le bail par erreur

Un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut supprimer un brouillon. Ouvrez le bail et sélectionnez Supprimer le bail dans la Zone sensible. L'unité redevient vacante. Si c'était le seul bail du locataire, celui-ci disparaît aussi de votre liste de locataires. Vous pouvez l'inviter de nouveau. Un brouillon qui porte une facture ou un paiement ne peut pas être supprimé.