Gravité et statut
Ce que signifient les niveaux de gravité et les statuts d'une demande d'entretien, et qui peut les modifier.
Avant de commencer
Chaque demande d'entretien porte une gravité, qui dit son degré d'urgence, et un statut, qui dit où elle en est. Les deux s'affichent sur la carte et sur la page de la demande, pour votre équipe comme pour le locataire.
- OneView n'a pas d'étape d'approbation. Une demande n'attend l'accord de personne : elle est active dès sa soumission, et vous la faites avancer de statut en statut.
- La gravité est une étiquette pour vous et votre équipe. Elle ne trie rien automatiquement et n'envoie aucune alerte. Servez-vous-en, avec les filtres, pour décider quoi traiter en premier.
- Les Propriétaires et Administrateurs peuvent changer la gravité et le statut de n'importe quelle demande. Les Gestionnaires et Gardiens ne peuvent modifier que les demandes qu'ils ont créées eux-mêmes.
1. Choisissez une gravité
Il y a trois niveaux :
- Faible : une gêne qui peut attendre, comme la porte d'un placard qui ne tient plus.
- Moyenne : un vrai problème à régler bientôt, comme un robinet qui goutte.
- Élevée : ce qui rend le logement dangereux ou inutilisable, comme un tuyau éclaté ou une serrure de porte d'entrée cassée.
Le locataire choisit une gravité en signalant le problème. S'il s'est trompé, un Propriétaire ou un Administrateur peut la changer : sélectionnez Gérer sur la demande, modifiez Gravité puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
2. Choisissez un statut
Une nouvelle demande démarre au statut Ouverte. Quand vous modifiez une demande, la liste Statut explique chaque choix :
- Ouverte : signalée, personne n'a commencé.
- En cours : quelqu'un s'en occupe.
- Terminée : le travail est terminé et la demande est clôturée.
- Résolue : le problème est réglé et la demande est clôturée.
- Non résolue : vous n'avez pas pu le régler, et la demande reste ouverte.
Terminée et Résolue clôturent tous deux une demande. Choisissez Terminée quand vous avez fait le travail, et Résolue quand le problème a disparu.
3. Enregistrez le changement
Ouvrez Demandes d'entretien, sélectionnez Gérer sur la demande, réglez la gravité et le statut, puis sélectionnez Enregistrer les modifications. Vous voyez « Demande mise à jour avec succès ! »
Et ensuite
La personne qui a soumis la demande est notifiée du nouveau statut : « La demande de maintenance « Toit de la cuisine qui fuit » est maintenant Résolue. » Le locataire voit le même statut dans sa propre liste de demandes. Dès qu'une demande quitte Ouverte, le locataire ne peut plus la modifier ni la supprimer. Changer seulement la gravité ne notifie personne.
Rien d'autre ne change automatiquement. Aucune facture ni aucun bail n'est touché par une demande, quel que soit son statut.
Problèmes fréquents
Où approuver ou rejeter une demande d'entretien ?
Nulle part, car les demandes ne sont pas approuvées. La demande d'un locataire apparaît dans votre liste au statut Ouverte dès qu'il la soumet. Si vous n'y donnerez pas suite, passez-la à Non résolue ou Résolue pour que le locataire voie une réponse.
Je ne peux pas changer le statut ou la gravité
Les Gestionnaires et Gardiens ne peuvent modifier que les demandes qu'ils ont créées eux-mêmes. Pour toute autre demande, adressez-vous à un Propriétaire ou un Administrateur.
Une demande clôturée apparaît toujours dans ma liste
Les demandes clôturées restent dans la liste pour garder un historique. Utilisez le filtre Statut pour n'afficher que les statuts voulus, par exemple Ouverte et En cours.