Ajouter un locataire
Ajoutez un locataire à votre organisation en créant son bail, et voyez ce qui change tant que votre organisation est en brouillon.
Avant de commencer
Vous devez être membre de l'organisation. Tous les rôles peuvent ajouter un locataire : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Gardien. Votre organisation peut encore être en brouillon. Vous pouvez préparer vos locataires et leurs baux avant la mise en service, et personne n'est contacté tant que vous ne l'avez pas faite.
Dans OneView, un locataire est une personne qui a un compte et un bail dans votre organisation. Vous ajoutez donc un locataire en créant son bail. Préparez :
- L'adresse e-mail exacte ou le numéro WhatsApp du locataire, tels qu'il les a enregistrés.
- Le bien, et une unité libre dans ce bien. Ajoutez-les d'abord si ce n'est pas fait.
- Facultatif : le loyer et le document du bail. Vous pourrez les compléter ensuite.
Si la personne n'a pas encore de compte OneView, invitez-la d'abord. L'article lié explique comment.
1. Ouvrez le formulaire
Dans le menu, sélectionnez Locataires, puis Ajouter un locataire. Le formulaire s'ouvre sur une nouvelle page.
2. Choisissez le locataire
Dans Locataire, saisissez l'adresse e-mail exacte ou le numéro WhatsApp de la personne. Le champ indique « E-mail exact ou numéro WhatsApp du locataire ». Un nom ou un bout d'adresse ne trouve personne. Quand le compte apparaît, sélectionnez-le.
L'e-mail et le numéro WhatsApp fonctionnent tous les deux. Utilisez celui que vous avez.
3. Choisissez le bien et l'unité
- Bien : commencez à saisir le nom du bien et sélectionnez-le.
- Unité : la liste montre les unités libres de ce bien. Une unité qui a déjà un bail, ou qui est en rénovation, n'est pas proposée.
4. Ajoutez les conditions du bail (facultatif)
Vous pouvez les renseigner maintenant ou plus tard, sur la page du bail :
- Loyer mensuel : le loyer en francs, montants entiers uniquement.
- Période de facturation du loyer (mois) : la fréquence de facturation du loyer. Saisissez 3 pour une facturation trimestrielle.
- Avance de loyer (mois) : le loyer payé d'avance. La valeur par défaut est 1, et 0 signifie aucune avance.
- Caution (remboursable) : le montant de sécurité remboursable, rendu à la fin du bail.
- Responsable : le membre de l'équipe responsable de ce bail. C'est vous par défaut.
- Source du document : importez le bail en PDF avec Téléverser un PDF, ou créez-le à partir d'un de vos modèles avec Utiliser un modèle.
5. Enregistrez
Sélectionnez Ajouter le locataire. Vous arrivez sur la page du bail et le message « Bail ajouté avec succès ! » s'affiche. Le locataire apparaît maintenant dans votre liste Locataires.
Et ensuite
Le nouveau bail est en brouillon et ne facture rien. Il lui faut un locataire, un montant de loyer et une date de début avant de pouvoir être activé. Dans une organisation en brouillon, les baux attendent aussi la mise en service.
Les locataires ne voient leur espace qu'une fois votre organisation en service. D'ici là, ils ne sont pas contactés et ne voient pas votre organisation. Après la mise en service, ils voient leur bail, leurs factures et le reste du portail.
Pour donner un autre bail au même locataire, ouvrez-le depuis la liste et sélectionnez Ajouter un bail. La personne est déjà choisie : il ne reste qu'à choisir un bien et une unité. Ce même bouton sert à donner un bail à quelqu'un qui a accepté votre invitation.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton pour ajouter un locataire
Si vous louez aussi un logement via OneView, vous êtes peut-être dans la vue locataire. Sélectionnez Passer en vue Personnel dans le menu. Si vous appartenez à plusieurs organisations, vérifiez que vous êtes dans la bonne.
Le locataire n'apparaît pas quand je tape
La recherche ne trouve qu'une correspondance exacte. Vérifiez l'orthographe de l'adresse e-mail, ou ressaisissez le numéro WhatsApp. Si vous ne trouvez toujours personne, la personne n'a probablement pas encore de compte. Envoyez-lui plutôt une invitation.
Mon unité n'est pas dans la liste
Seules les unités libres sont proposées. Une unité qui a déjà un bail, même en brouillon, est prise, et une unité en rénovation n'est pas proposée non plus. Choisissez une autre unité, ou supprimez l'autre bail en brouillon s'il était une erreur.
J'ai ajouté le mauvais locataire
Tant que le bail est en brouillon, ouvrez-le et sélectionnez Supprimer le bail. Un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut le faire. S'il s'agissait du seul bail du locataire, il quitte aussi votre liste de locataires. Une fois le bail actif, vous le résiliez au lieu de le supprimer.
Mon locataire dit qu'il ne voit rien
Vérifiez que votre organisation est en service. D'ici là, les locataires ne sont pas contactés et ne voient rien de votre organisation. Si elle l'est, assurez-vous que le locataire a bien un bail chez vous.