Organiser les biens en groupes
Créez des groupes de biens, rangez-y vos biens, puis renommez ou supprimez un groupe pour garder un grand portefeuille lisible.
Avant de commencer
Tout membre de l'organisation peut créer, modifier et supprimer des groupes de biens, quel que soit son rôle. Les groupes sont facultatifs. Ils servent dès que vous avez plus que quelques biens, par exemple un groupe par ville ou par propriétaire.
Un bien appartient à un seul groupe au plus. Un bien sans groupe apparaît sous Sans groupe sur la même page.
1. Créez un groupe
Dans le menu, sélectionnez Biens, puis Ajouter un groupe. Un formulaire s'ouvre avec ces champs :
- Nom du groupe (obligatoire) : par exemple « Immeubles de Douala ». Au moins 2 caractères.
- Localisation : la ville ou la zone du groupe, par exemple « Douala ».
- Description : ce que votre équipe doit savoir sur le groupe.
Sélectionnez Créer le groupe. La liste se met à jour et le message « Groupe de biens créé avec succès ! » s'affiche.
2. Rangez un bien dans un groupe
Un nouveau groupe est vide. Pour le remplir, choisissez le groupe dans le champ Groupe de biens d'un bien. Vous pouvez le faire en ajoutant le bien, ou plus tard : ouvrez le menu de la ligne du bien, sélectionnez Modifier, changez le champ et enregistrez. Pour sortir un bien d'un groupe, remettez le champ sur Aucun groupe.
3. Parcourez vos groupes
Sous Groupes de biens, chaque groupe est une ligne avec son nom, sa localisation et le nombre de biens qu'il contient. Sélectionnez la ligne pour l'ouvrir et voir ses biens. La barre de recherche de la page cherche dans les noms de groupes et de biens, et ouvre les groupes qui correspondent.
4. Renommez ou modifiez un groupe
Ouvrez le menu au bout de la ligne du groupe, sélectionnez Modifier, changez les champs puis sélectionnez Mettre à jour le groupe. Le message « Groupe de biens mis à jour avec succès ! » s'affiche.
5. Supprimez un groupe
Ouvrez le même menu et sélectionnez Supprimer. L'application vous demande de confirmer, puis affiche « Groupe de biens supprimé avec succès ! »
L'option de suppression n'apparaît que sur un groupe sans bien. Déplacez d'abord ses biens vers un autre groupe (ou vers aucun groupe).
Et ensuite
Les biens gardent leurs unités, leurs locataires et leurs baux quand vous les changez de groupe. Les groupes ne changent que le classement de la liste. Si vous importez un tableur, la colonne des groupes crée les groupes pour vous.
Problèmes fréquents
Je ne peux pas supprimer mon groupe
L'option Supprimer est masquée tant que le groupe contient des biens. Ouvrez chaque bien, changez son champ Groupe de biens, puis revenez au groupe.
Mon groupe n'apparaît pas dans le formulaire du bien
Les groupes sont listés par nom dans le champ Groupe de biens. Vérifiez que vous avez créé le groupe dans l'organisation où vous travaillez. Si vous appartenez à plusieurs organisations, passez à la bonne.
J'ai créé un groupe mais il est vide
Créer un groupe n'y déplace rien. Modifiez chaque bien et choisissez le groupe, comme à l'étape 2.