Enregistrer un paiement
Enregistrez un loyer ou tout autre paiement qu'un locataire a fait hors de l'application, sur la facture qu'il règle.
Avant de commencer
Suivez ce guide quand un locataire vous a payé hors de l'application : en espèces, par virement bancaire ou par transfert mobile money vers votre numéro. Quand un locataire paie depuis le portail, il enregistre lui-même le paiement et vous n'avez qu'à l'approuver (étape 4).
- Il faut être Propriétaire ou Administrateur pour enregistrer un paiement. Les Gestionnaires et Gardiens peuvent en approuver un, mais pas l'enregistrer.
- Chaque paiement s'enregistre sur une facture. Si le locataire a payé en avance, avant l'émission de la facture correspondante, vous pourrez enregistrer le paiement dès que la facture apparaîtra.
- Le moyen de paiement utilisé doit être actif. Les Propriétaires et Administrateurs les gèrent dans Organisation, onglet Moyens de paiement.
- Ayez la preuve de paiement sous la main : photo du reçu d'espèces, bordereau bancaire ou capture du message mobile money. Le paiement ne s'enregistre pas sans elle.
1. Ouvrez la facture
Dans le menu, sélectionnez Factures. Cherchez par numéro de facture ou trouvez celle du locataire dans la liste, puis ouvrez-la. Vous pouvez aussi sélectionner Enregistrer un paiement directement depuis la liste.
2. Saisissez le paiement
Sur la facture, sélectionnez Enregistrer un paiement. Un formulaire s'ouvre :
- Montant : pré-rempli avec ce que le locataire doit encore sur cette facture. Modifiez-le s'il a payé une partie. Vous ne pouvez pas dépasser le solde.
- Moyen de paiement : comment le locataire a payé, par exemple espèces ou virement.
- Reçu : sélectionnez Téléverser le reçu et choisissez la preuve. Un PDF ou une image convient.
3. Enregistrez
Sélectionnez Enregistrer le paiement. Vous revenez sur la facture avec le message « Paiement enregistré avec succès. ». Le paiement apparaît dans les paiements de la facture avec le statut En attente ou Payé : dans les deux cas, il attend une approbation. Le solde de la facture ne change pas encore.
4. Approuvez le paiement
L'approbation est une seconde vérification que l'argent est bien arrivé. Vous pouvez la faire vous-même, ou tout Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Gardien.
- Sur la facture, ouvrez le paiement avec Voir les détails.
- Vérifiez la preuve avec Voir le reçu.
- Sélectionnez Approuver. Dans Montant reçu, corrigez le montant si ce que vous avez reçu diffère de ce qui a été saisi. La facture est soldée selon ce montant.
- Sélectionnez Approuver.
Si la preuve ne correspond pas, sélectionnez plutôt Rejeter et donnez une raison. Le locataire la verra.
Et ensuite
Une fois approuvé, le paiement passe à Confirmé et le montant est déduit de la facture. Un paiement complet solde la facture ; un paiement partiel laisse le reste dû. OneView numérote un reçu pour ce paiement, que vous et le locataire pouvez télécharger depuis le paiement dès que l'identité de facturation de votre organisation est complète (voir Reçus de paiement), et le locataire est notifié que vous l'avez reçu.
Problèmes fréquents
Je ne vois pas le bouton pour enregistrer un paiement
Trois cas le masquent. Vous êtes Gestionnaire ou Gardien, et vous pouvez approuver mais pas enregistrer. La facture est déjà entièrement payée. Ou un paiement attend déjà une approbation et la facture affiche « Paiement en cours de vérification » : approuvez-le ou rejetez-le d'abord.
Le moyen de paiement n'est pas dans la liste
Seuls les moyens actifs apparaissent, et les paiements mobile money que le locataire fait depuis son téléphone dans le portail n'apparaissent jamais ici, car c'est le locataire qui les enregistre. Un Propriétaire ou un Administrateur peut activer un moyen dans Moyens de paiement.
J'ai approuvé un mauvais montant
Un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut ouvrir le paiement et sélectionner Annuler le paiement, avec une raison. Le solde de la facture est de nouveau dû, et vous pouvez enregistrer à nouveau le paiement avec le bon montant. Les Gardiens ne peuvent pas annuler un paiement.
J'ai enregistré le paiement mais la facture affiche toujours le solde complet
C'est normal tant que personne ne l'a approuvé. Enregistrer signifie « le locataire dit avoir payé » ; approuver signifie « l'argent est arrivé ».