Inviter le personnel et choisir les rôles
Ajoutez des collègues à votre organisation et choisissez Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Gardien pour chacun.
Avant de commencer
Tout membre de l'organisation peut inviter du personnel. Il vous faut l'adresse e-mail ou le numéro WhatsApp de la personne. Elle n'a pas besoin d'un compte OneView : si elle n'en a pas, elle en crée un depuis le lien d'invitation.
Cela concerne votre équipe. Les locataires ne sont pas invités ici.
Vous pouvez constituer votre équipe alors que l'organisation est encore en brouillon.
1. Ouvrez la liste du personnel
Dans le menu, sélectionnez Organisation, puis Voir / gérer les détails sur votre organisation active. La page s'ouvre sur l'onglet Personnel, qui liste chaque membre avec son rôle et son statut.
2. Invitez quelqu'un
Sélectionnez Inviter un membre. Dans la fenêtre Nouvelle invitation :
- E-mail ou numéro WhatsApp : choisissez E-mail et saisissez son adresse, ou choisissez WhatsApp, son pays, puis son numéro. Les noms ne fonctionnent pas.
- Rôle : choisissez ce que la personne peut faire. Les rôles sont expliqués ci-dessous.
Pour inviter plusieurs personnes d'un coup, sélectionnez Ajouter du personnel et remplissez une ligne de plus. Sélectionnez ensuite Envoyer. Le message « 1 personnel invité(s) avec succès ! » s'affiche.
3. Choisissez le bon rôle
Tous les rôles peuvent voir les biens, locataires et baux, ajouter des biens, créer et modifier des baux, signaler et suivre les demandes de maintenance, et rédiger des annonces. Ils se distinguent sur l'argent, les baux et l'organisation elle-même.
- Propriétaire : tout. Seul un Propriétaire peut donner le rôle de Propriétaire ou d'Administrateur, modifier ou retirer un Propriétaire ou un Administrateur, et supprimer l'organisation (et seulement le Propriétaire qui l'a créée).
- Administrateur : dirige l'organisation au quotidien. Peut la mettre en service, enregistrer et approuver des paiements, ajuster des factures, gérer les moyens de paiement et les types de frais, importer des données, consulter les statistiques et le journal d'audit, ajouter et supprimer des unités, modifier tous les biens, et gérer les Gestionnaires et les Gardiens.
- Gestionnaire : s'occupe des baux. Peut demander des signatures, activer, prolonger et résilier des baux, préparer des remboursements, et approuver ou annuler des paiements. Ne peut pas enregistrer de paiements, modifier les moyens de paiement, importer des données ni ajouter d'unités.
- Gardien : veille sur les bâtiments. Peut modifier les unités et approuver des paiements. Ne peut pas activer ni résilier de baux, ni annuler de paiements.
Chacun peut modifier les biens qu'il a créés. Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent tous les modifier.
La liste des rôles ne propose que les rôles de votre niveau ou inférieurs. Un Administrateur peut inviter des Gestionnaires et des Gardiens. Seul un Propriétaire peut inviter un autre Propriétaire ou un Administrateur.
Et ensuite
Elle reçoit votre invitation par e-mail ou WhatsApp, avec un lien. En l'ouvrant, elle voit votre organisation et son rôle, et choisit Accepter ou Refuser. Si elle accepte, le message « Invitation acceptée avec succès ! Vous avez été ajouté à l'organisation. » s'affiche, son statut passe à Actif, et votre organisation devient son organisation active.
En attendant, l'endroit où elle apparaît dépend de son compte. Si elle en a un, elle figure dans la liste des membres avec le statut En attente. Sinon, elle apparaît sous la liste, parmi les invitations en attente d'inscription, et en acceptant elle est envoyée créer un compte avec ce même e-mail ou ce même numéro. Si elle s'inscrit avec un autre, l'invitation reste en attente.
Pour annuler une invitation pas encore acceptée, par exemple envoyée à une adresse mal saisie, sélectionnez Révoquer sur sa ligne. Le lien déjà envoyé cesse de fonctionner.
Changer un rôle, suspendre ou retirer quelqu'un
Les Propriétaires et les Administrateurs voient un menu au bout de la ligne de chaque membre :
- Suspendre l'accès bloque son accès sans le supprimer. Activer le lui rend.
- Définir comme Gestionnaire, et de même pour chaque autre rôle, change son rôle. Une coche indique le rôle actuel.
- Retirer de l'organisation retire la personne de l'organisation après confirmation. Cette action est définitive.
Les Administrateurs ne peuvent gérer que les Gestionnaires et les Gardiens. Seul un Propriétaire peut modifier ou retirer un Propriétaire ou un Administrateur. Une organisation garde toujours au moins un Propriétaire actif : le dernier ne peut être ni rétrogradé, ni suspendu, ni retiré.
Problèmes fréquents
La personne n'a jamais reçu l'invitation
Vérifiez l'adresse ou le numéro sur sa ligne. Une faute de frappe ou un indicatif manquant envoie l'invitation ailleurs. Révoquez-la et invitez la personne de nouveau avec la bonne adresse.
Le rôle que je veux n'est pas dans la liste
Vous ne voyez que les rôles de votre niveau ou inférieurs, et seul un Propriétaire peut donner le rôle de Propriétaire ou d'Administrateur. Demandez à un Propriétaire d'inviter la personne.
La personne dit que le lien d'invitation ne fonctionne pas
Les liens d'invitation ne restent pas valables indéfiniment. Invitez de nouveau la même personne : si elle est toujours En attente ou a refusé, elle reçoit un nouveau lien.
Je ne peux pas changer le rôle de quelqu'un ni le retirer
Seul un Propriétaire peut toucher à un Propriétaire ou à un Administrateur, et seuls les Propriétaires et les Administrateurs gèrent les membres. S'il s'agit du dernier Propriétaire actif, ajoutez d'abord un autre Propriétaire.
Dois-je suspendre ou retirer quelqu'un ?
Suspendez si la personne peut revenir : vous pourrez la réactiver. Retirez si elle est partie pour de bon. Le retrait est définitif, mais vous pouvez réinviter la personne.